怎样做好仓储管理

每一个具体的业务,都有具体的问题,但理念往往是相通的。

仓储管理,与其它供应链环节一样,看似是实物管理,其实是信息管理。这么说有点夸大其词,但在业务实际操练中,仓储要交付的往往是信息。比如,你去网上商城买某样东西,你点了下单,客服来联系你说,没货了,你肯定要不高兴,明明下单前网页显示有货的嘛。所以仓储环节跟上下游的信息传递交付是很重要的。所有仓库操作流程的基本目标都是确保信息传递的有效性。入库,在库,出库,这三大步骤都围绕这个核心来展开。也许你会问,仓储不是还要保证货物的安全和符合品质要求吗? 是的,这当然是仓储管理的很重要一部分,但从业务衔接的角度看,这也是为了保证信息的有效传递。比如,你入库10件,未能识别其中一件是破损不能销售的,那么在库的10件这个信息就是错误的,会导致下游业务不能顺利展开。所以说,没有独立存在的仓储业务,只有正确理解仓储业务在上下游链条上的作用,才能良好的管理。在此之后,我们才能去追求仓储业务中的效率与成本降低。

一般而言,仓储业务的内容可以用下图来简单概括。仓储业务开展的基础是业务所需的仓库设施和仓库管理IT系统。仓库设施包括符合业务需求的仓库,货架,叉车,RFID硬件等等,仓库管理系统,简称WMS,有很多软件可以选择,如果业务产品比较单一,也可以用Excel管理,并不一定需要一个集成的软件。这两样基础的选择都要适应业务的需求,不是越高大上就是越好的。

当然,与任何业务单元一样,最重要的还是要有工作负责的人员,以及配套的人员管理方案,包括薪酬体系与业务的适用性等。业务流程上讲,主要的业务流程包括三个部分,即入库管理,在库管理,出库管理。 本文重点在分享业务流程上的管理经验。

入库管理涉及到三个方面,第一入库工作量的协调,第二,入库可流通数量的确认,第三,库位管理。 入库工作量的协调是什么意思呢?如果对入库的数量和时间不协调,有可能,不,是肯定会出现,仓库送货都集中在某一天或某一段时间,导致入库工作量过大而影响其它环节的正常运作。因此,对入库工作量必须进行妥善协调。怎么协调呢?一般采取送货通知的方式。即,供应商或运输公司在把货物送往仓库之前,应提前一定的时间,事先通知仓库,仓库根据正常的工作量来确认是让上游按通知时间送货。如超出正常的工作量,应通知上游送货方更改送货时间。比如,某仓库一般而言,一天能处理三个集装箱的货物入库,有三家供应商同时通知在同一天送货到仓库,总货物量4个集装箱,那么仓库管理人员就应该根据货物需求的紧急性,协调让某一家供应商将超出工作负荷的一个集装箱改天再送。

入库工作的第二部分是可流通数量的确认,即清点。这部分的工作必须结合与上游送货方签订的供货合同来做。一般而言,在供货合同中,对货物所有权转移和数量的清点都有相应的规定。你想想,通常情况下,货物送到仓库是被妥善包装好的,仓库一般不会把货物包装拆掉来清点包装内数量,因为包装在后续仓储和流通环节中都是必须的。如果拆了,就需要重新包装造成很大的浪费。所以,在供货协议中,一般都有对数量确认的规定。比如,有规定在X月内拆包,并清点数量后,发现数量不符,供方全责补偿的;有规定在一定百分比内的数量不符供方全责补偿的;有规定需要收货时即刻确认数量,签收后对数量差异供方不再负责的。这里面条款有各种各样,不仅是数量,质量上的确认也有相应的条款。这都是需要仓库在清点,确认货物入库数量以及质量时需要考虑的。为简便操作,一般而言,仓库应与采购部门协调,规定统一的,有利于仓库操作的条款,并在操作中注意遵守这些条款的要求。

此外,产品的标签对货物的清点也很关键。仓库应考虑制定统一的标签要求,让上游供货方按要求执行,以利于入库清点。

入库工作的第三个部分,库位管理,就是要把货物放入它该去的库位。不是所有的仓储业务都有这个环节。比如大宗的散材货,顶多管理到堆场,不会有库位。对于有库位管理需求的仓库来说,这个环节也是很重要的。因为这涉及到在库管理和出库管理的准确性。如果货物入错库位,就会造成在库数量和出库数量出错。 什么是库位呢?中药店里,一般一个抽屉对应一样草药。那个抽屉就是库位,库位与它所要承载的货物是一一对应的,就像中药店里的药匣子一样,匣子外面会写上草药的名字,比如麻黄,那么麻黄进来到药点,就要放到写麻黄的这个匣子,放错了的话,比如放进黄连的匣子,那病人来抓黄连这味药的话,就有可能会收到麻黄。那对药店而言,病人会来投诉,药店也会造成黄连比在册数量多了,麻黄比在册数量少了的情况,产生库存数量的不准确。

在库管理,涉及到哪几个方面呢?主要是两个方面,在库货物的安全和品质管理以及仓库空间有效利用。在库货物的安全和品质是一个日常管理项目,空间有效利用是一个中长期规划项目。在库货物的安全,对有些行业来讲非常重要,因为货物可能会被偷盗,比如贵重金属,为确保货物安全,除了在硬件上配备保安设施外,还应有相应的管理制度,比如每日清点交接等,或者定期清点,以便及时发现问题。品质管理上,主要是确保货物的储存符合要求,以及对有保质期的货物按保质期到期先后顺序出货(保质期问题其实是个出库问题,但在入库和在库环节需要确保货物保质期信息的记录和核对)。 仓库空间利用的问题,相对而言是一个中长期的规划问题,要根据仓库库位实际利用的情况,及时调整,更重要的是在仓库设计之初就做好规划。

相对而言,仓库管理中最耗精力的应该是出库管理。出库工作包含两个部分,拣货,装车。这两样工作如同入库一样,工作量也应有一定提前计划。但现实中,往往为满足客户要求,在出库环节加班是比较常见的。拣货和装车环节都要确保准确性。这个准确性包含三个方面,第一货物品目是对的,第二,货物数量是对的,第三装配的车辆去向与目的地是匹配的。此外,出库环节还常常涉及到增值服务。比如按客户要求包装,等等。







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