采购验收控制的基本原则、准备工作和验收方法

一、采购验收的意义
验收是指检查或试验后，认为合格则接收。检查合格与否，则需以验收标准的确立以及验收方法的订定为依据，以决定是否验收。所谓的验收标准，其一是以物料好坏为标准；其二是在验收检查时的试验标准，前者常有限制，可因人而异，所以并不具体；后者则就抽样松紧方法的不同而言，有时因供应商信用可靠，不经检验即可通过。因此，验收只是一种手段，而不是目的。无论如何，验收必须要考虑到时间与经济等原则，并经双方协商后，才能收到效果。

采购物料的验收，大体上如下表所示：

二、采购验收的基本原则
采购的最终目的在于确保交货的安全，想要达到这一要求，在于检验工作是否合宜。如果忽略了这点，则一切采购成果便会落空，所以采购人员应明了整个采购的任务及责任，才能确实做好检验的工作。在验收时应注意的基本原则有：

1、制定标准规格
规格的制定，涉及专门技术。通常由使用单位提出，要以经济实用，以及能够普遍供应的为原则，切勿要求过严。所以在制定规格时，要考虑到供应商的供应能力，又要顾及交货后是否可以检验，否则，一切文字上的拘束，易流于形式。但也不能过宽，致使劣货冒充，影响使用。总之，要使规格的拟订与审查走向合理化、标准化，如此，验收工作才能有合理的标准可循。

2、招标书及合约条款应明确
规格虽属技术范畴，但是招标时还是作为审查的重要条件。因其涉及品质优劣与价格高低，不得有丝毫含糊，所以，在招标书上须作详尽、明确的规定，必要时应附详图说明，以免供应商产生误解。在合约内也应该明确订立标准，使交货验收时，不致因内容含糊而引起纠纷。

3、设立健全的验收组织
有专设单位，才能设计出一套完善的采购验收制度，同时对专业验收人员进行培训，使其具有良好操守以及丰富的知识与经验，然后严密监督考核，以发挥验收应有的功用。

4、采购与验收工作必须明白划分
采购工作，讲究分工合作。直接采购人员不得主持验收的工作，以起到内部牵制的作用。验收与收料人员的职责也应加以明确划分。一般用料品质与性能，由验收者负责，其形状、数量可以目视，由简单度量衡仪器表示的规范，则由收料人员负责。各依职责行使，以达预期效用。

5、讲求效率
无论在国内还是在国外采购，验收工作应力求迅速确实，减少供应商不必要的麻烦，不可只求近利，忽略后患。
三、采购验收的准备工作
验收工作的准备，十分重要。通常合同载明供应商必须在某月某日前交货，并须在交货前若干日，先将交货清单送交采购方，以便采购方先做准备工作。这包括预备存储仓位及验收工作，到货接运入仓及应该怎样陈列在仓库内，需用何种度量衡器具，是否邀请专家协助检验，是否邀请有关部门会同验收等，都应事先安排妥当，届时到场办理。供应商如有延期交货或需要变更交货地点时，也应先函告采购方。验收部门对一般验收工作应事先准备的事项有：

1、确定交货验收时间
采购合约应订明交货期限，包括：制造过程所需预备操作时间，供应物资交货日期，特殊器材技术验收时所需时间，或分期交货的排定时间。同时，如果发生延长交货的情况，其延长交货时间，也应事先预计，以便相互配合。

2、交货验收地点
交货验收的地点，通常是合同的指定地点。如果遇到交货地点因故不能使用，需要移转至其他地方办理验收工作时，也应事先通知检验部门。

3、交货验收数量
检验部门依合约所订数量加以点收。

4、交货时应办理的手续
每次交货时，由订约商列具清单一式若干份，在交货当天或交货前若干天送主办验收单位，同时在清单上注明交付物品的名称、数量、商标编号、毛重量、净重量，以及运输工具的牌照号码、班次、日期及其他还需注明点，以作准备验收工作用。同时，采购合同的统一号码、分区号码、合同签订日期及通知交货日期等，也应注明在该清单上，以供参考。
交货的包装费、杂费以及送达地点的交货运费、进口港税费，均由订约商负担。卸货费、拆包费及堆积费，则由采购机构负担。合同另有定者，从其规定。如果所交的货未经核对，或未履行有关应负担的费用，要一并列入拒绝验收品项目中。

在交货现场，验收机构应该核对交来货物的种类及数量，并鉴定一切因为运输及搬运上的损害，核对结果，并编具报告，详细加注在清单上。

5、订约商的责任
订约商对交货有两项责任：
第一，交货前的责任。应负责至所交物品全部履行完毕为止。如果在收货入仓库储藏期间发生缺少或损害，且是属于不可预防偶然发生事项，或属于采购机构的过失者，订约商可不负赔偿的责任。
第二，交货后的责任。一般处理方法有所差异，视其实际情形及协议而定。

6、验收职责
一般而言，国内供应物资的验收工作，都由买卖双方会同办理，以昭公允。如有争执，则提请仲裁。国外采购因涉及国际贸易，通常都委托公证行办理。至于涉及理化生物性能或品质问题，则抽样送请专门化验机构，凭其检验报告书作为判定的依据。如果买卖双方均具有化验能力，则经双方同意后，也可由双方共同或一方化验。

7、实际验收工作时间
验收的时间，视实际需要而定，一般以尽速尽善为准，不可拖延太久，妨碍使用时效，所以应明确规定验收工作时间。

8、拒绝收货的货品处理
凡不合规定的货品，应一律拒绝接受。合约规定准许换货重交者，待交妥合格品后再予发还，并依合约规定办理。

9、验收证明书
买方在到货验收之后，应给供应商验收证明书。如因交货不符而拒收，须详细载明原因，以便洽办其他手续。上项验收结果，应在约定期间内通知卖方。

四、采购验收的方法
验收工作的准备十分重要，通常合约均载明供应商必须在某年某月某日前交货，并须在交货前若干日，先将交货清单送交买方，以利买方做好准备工作，如安排储藏空间及拟订验收作业流程等，都需事先安排妥当，届时验收工作才能顺利进行。
验收的方法很多，处理的步骤也有区别，一般来说，大致可分为以下四种：

1、一般验收
一般验收又可称为目视验收，物品可用一般用的度量衡器具依照合约规定的数量予以秤量或点数。

2、技术的验收
凡物质非一般目视所能鉴定者，须由各专门技术人员用特备的仪器做技术上的鉴定，称为技术的验收。

3、试验
试验是指通常物资除去一般验收外，如有特殊规格的物料，须做技术上的试验，或须专家复验才能决定。

4、抽样检验法
物资数量庞大，无法逐一检验，或某些物品一经拆封试用即不能复原的，都应采取抽样检验法办理。

五、采购验收的内部控制
内部控制的意义，简单地说，是指管理层采用一切办法以使每一件事项都能循轨运行。验收的内部控制在性质上直接影响到物资的品质、销售、生产以及财务等问题，企业采用内部控制制度来划分职务，减少因人为因素造成验收过程的疏忽以及错误，达到互相牵制的效用，以期提高验收作业的正确性、可靠性。

验收的基本依据为采购合约，主办验收的单位根据采购合约做好验收记录，经参加会验的人员签字，以示验收工作的完成。