采购验收控制的基本原则、准备工作和验收方法

懒得起床 发表于 2022-6-27 19:09:35 | 阅读: 124 | 显示全部楼层 |阅读模式
一、采购验收的意义
验收是指检查或试验后,认为合格则接收。检查合格与否,则需以验收标准的确立以及验收方法的订定为依据,以决定是否验收。所谓的验收标准,其一是以物料好坏为标准;其二是在验收检查时的试验标准,前者常有限制,可因人而异,所以并不具体;后者则就抽样松紧方法的不同而言,有时因供应商信用可靠,不经检验即可通过。因此,验收只是一种手段,而不是目的。无论如何,验收必须要考虑到时间与经济等原则,并经双方协商后,才能收到效果。

采购物料的验收,大体上如下表所示:

二、采购验收的基本原则
采购的最终目的在于确保交货的安全,想要达到这一要求,在于检验工作是否合宜。如果忽略了这点,则一切采购成果便会落空,所以采购人员应明了整个采购的任务及责任,才能确实做好检验的工作。在验收时应注意的基本原则有:

1、制定标准规格
规格的制定,涉及专门技术。通常由使用单位提出,要以经济实用,以及能够普遍供应的为原则,切勿要求过严。所以在制定规格时,要考虑到供应商的供应能力,又要顾及交货后是否可以检验,否则,一切文字上的拘束,易流于形式。但也不能过宽,致使劣货冒充,影响使用。总之,要使规格的拟订与审查走向合理化、标准化,如此,验收工作才能有合理的标准可循。

2、招标书及合约条款应明确
规格虽属技术范畴,但是招标时还是作为审查的重要条件。因其涉及品质优劣与价格高低,不得有丝毫含糊,所以,在招标书上须作详尽、明确的规定,必要时应附详图说明,以免供应商产生误解。在合约内也应该明确订立标准,使交货验收时,不致因内容含糊而引起纠纷。

3、设立健全的验收组织
有专设单位,才能设计出一套完善的采购验收制度,同时对专业验收人员进行培训,使其具有良好操守以及丰富的知识与经验,然后严密监督考核,以发挥验收应有的功用。

4、采购与验收工作必须明白划分
采购工作,讲究分工合作。直接采购人员不得主持验收的工作,以起到内部牵制的作用。验收与收料人员的职责也应加以明确划分。一般用料品质与性能,由验收者负责,其形状、数量可以目视,由简单度量衡仪器表示的规范,则由收料人员负责。各依职责行使,以达预期效用。

5、讲求效率
无论在国内还是在国外采购,验收工作应力求迅速确实,减少供应商不必要的麻烦,不可只求近利,忽略后患。
三、采购验收的准备工作
验收工作的准备,十分重要。通常合同载明供应商必须在某月某日前交货,并须在交货前若干日,先将交货清单送交采购方,以便采购方先做准备工作。这包括预备存储仓位及验收工作,到货接运入仓及应该怎样陈列在仓库内,需用何种度量衡器具,是否邀请专家协助检验,是否邀请有关部门会同验收等,都应事先安排妥当,届时到场办理。供应商如有延期交货或需要变更交货地点时,也应先函告采购方。验收部门对一般验收工作应事先准备的事项有:

1、确定交货验收时间
采购合约应订明交货期限,包括:制造过程所需预备操作时间,供应物资交货日期,特殊器材技术验收时所需时间,或分期交货的排定时间。同时,如果发生延长交货的情况,其延长交货时间,也应事先预计,以便相互配合。

2、交货验收地点
交货验收的地点,通常是合同的指定地点。如果遇到交货地点因故不能使用,需要移转至其他地方办理验收工作时,也应事先通知检验部门。

3、交货验收数量
检验部门依合约所订数量加以点收。

4、交货时应办理的手续
每次交货时,由订约商列具清单一式若干份,在交货当天或交货前若干天送主办验收单位,同时在清单上注明交付物品的名称、数量、商标编号、毛重量、净重量,以及运输工具的牌照号码、班次、日期及其他还需注明点,以作准备验收工作用。同时,采购合同的统一号码、分区号码、合同签订日期及通知交货日期等,也应注明在该清单上,以供参考。
交货的包装费、杂费以及送达地点的交货运费、进口港税费,均由订约商负担。卸货费、拆包费及堆积费,则由采购机构负担。合同另有定者,从其规定。如果所交的货未经核对,或未履行有关应负担的费用,要一并列入拒绝验收品项目中。

在交货现场,验收机构应该核对交来货物的种类及数量,并鉴定一切因为运输及搬运上的损害,核对结果,并编具报告,详细加注在清单上。

5、订约商的责任
订约商对交货有两项责任:
第一,交货前的责任。应负责至所交物品全部履行完毕为止。如果在收货入仓库储藏期间发生缺少或损害,且是属于不可预防偶然发生事项,或属于采购机构的过失者,订约商可不负赔偿的责任。
第二,交货后的责任。一般处理方法有所差异,视其实际情形及协议而定。

6、验收职责
一般而言,国内供应物资的验收工作,都由买卖双方会同办理,以昭公允。如有争执,则提请仲裁。国外采购因涉及国际贸易,通常都委托公证行办理。至于涉及理化生物性能或品质问题,则抽样送请专门化验机构,凭其检验报告书作为判定的依据。如果买卖双方均具有化验能力,则经双方同意后,也可由双方共同或一方化验。

7、实际验收工作时间
验收的时间,视实际需要而定,一般以尽速尽善为准,不可拖延太久,妨碍使用时效,所以应明确规定验收工作时间。

8、拒绝收货的货品处理
凡不合规定的货品,应一律拒绝接受。合约规定准许换货重交者,待交妥合格品后再予发还,并依合约规定办理。

9、验收证明书
买方在到货验收之后,应给供应商验收证明书。如因交货不符而拒收,须详细载明原因,以便洽办其他手续。上项验收结果,应在约定期间内通知卖方。

四、采购验收的方法
验收工作的准备十分重要,通常合约均载明供应商必须在某年某月某日前交货,并须在交货前若干日,先将交货清单送交买方,以利买方做好准备工作,如安排储藏空间及拟订验收作业流程等,都需事先安排妥当,届时验收工作才能顺利进行。
验收的方法很多,处理的步骤也有区别,一般来说,大致可分为以下四种:

1、一般验收
一般验收又可称为目视验收,物品可用一般用的度量衡器具依照合约规定的数量予以秤量或点数。

2、技术的验收
凡物质非一般目视所能鉴定者,须由各专门技术人员用特备的仪器做技术上的鉴定,称为技术的验收。

3、试验
试验是指通常物资除去一般验收外,如有特殊规格的物料,须做技术上的试验,或须专家复验才能决定。

4、抽样检验
物资数量庞大,无法逐一检验,或某些物品一经拆封试用即不能复原的,都应采取抽样检验法办理。

五、采购验收的内部控制
内部控制的意义,简单地说,是指管理层采用一切办法以使每一件事项都能循轨运行。验收的内部控制在性质上直接影响到物资的品质、销售、生产以及财务等问题,企业采用内部控制制度来划分职务,减少因人为因素造成验收过程的疏忽以及错误,达到互相牵制的效用,以期提高验收作业的正确性、可靠性。

验收的基本依据为采购合约,主办验收的单位根据采购合约做好验收记录,经参加会验的人员签字,以示验收工作的完成。
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