物资采购管理制度

1.本制度对我公司物资的采购管理做出规定。是我公司购买原材料、燃料、辅料、零部件、设备、工装、配件、建筑材料、运输保险、办公用品、劳动保护用品等物资以及对外协作过程中的工作程序、价格管理和质量检验等行为的基本要求，公司所属各部门必须遵照执行。

2.采购执行部门
2.1供应管理部：负责主要原材料的日常采购工作。除本文规定的采购执行部门的采购范围以外的物资均由供应管理部负责采购。
2.2生产安全部：负责公司的防暑降温物品、设备仪表维修检测、能源费、设备及工装采购。
2.3经理办公室：负责公司的福利、办公用品、装饰装修采购。
2.4 销售中心：负责发出商品运输保险费用管理。

3.采购管理委员会
3.1公司设物资采购领导小组：
　　组　长：总经理；
　　副组长：生产经营副总、总工程师、总会计师、纪委书记。
3.2组员单位：
3.2.1供应管理部：负责调研、询质询价、提供采购物资的相关信息；
3.2.2质量管理部：负责调研、验证物资的技术含量和质量水平是否满足要求，并负责质量标准的制定；
3.3.3销售中心：综合市场信息及同行业的采购信息，审核、监督非标准物资、用户指定物资的采购价格，并及时向价格领导小组提出建议；
3.3.4财务审计部：负责采购价格的统计、比较，监督采购程序的执行，并向采购领导小组及时汇报采购成本状况；
3.3.5监察部门:负责采购行为的监控，在授权范围内独立调查采购活动，了解是否有失职渎职的行为。
3.3.6法规部门：负责监督采购合同、采购程序的规范性、合法性，负责合同纠纷的协调，保护公司的合法权益。

4.采购工作流程
4.1生产用物资的采购
4.1.1原材料、辅料、外协外购类
　   生产安全部（生产计划）→供应管理部(分解计划→查库存→采购计划)→采购人员 (询价、询点、招标采购)→供应管理部长(审核)→使用单位行政领导或工艺副总工程师(根据本单位资金计划及需求状况签署意见)→公司生产经营主管领导(批准大宗物资等采购价格并考虑全公司生产资金平衡情况)→必要时总经理(核准)→总会计师(确定如何列支)→财务部门(执行付款)→供应管理部执行采购→质检部门验收→采购部门办理入库。
4.1.2设备、工装类
需求单位(依据检修维护计划)→需求单位主管领导(把握必要性和资金状况)→设备或电气副总工程师 (审核方案、是否可调剂、修复、采购) →设备采购人员 (询价、询点、招标采购)→主管部长(审核)→公司生产经营主管领导(批准并考虑全公司生产资金平衡情况)→必要时总经理(核准)→总会计师(确定如何列支)→财务部门(执行付款)→相关采购部门执行采购→设备部门、设备或电气副总工程师、需求部门验收→采购部门办理入库。
4.2 技改、技措、新建项目类
相关项目计划提出→设备、供应部门（提出参考价格）→技改技措部门、设备或电气副总工程师（调研、询质询价并做预算）→必要时审计部门(审计)→公司项目主管领导(审核)→必要时法规部门（审查）→总经理(批准)→总会计师(确定如何列支)→财务部门(检查合同，审计预算，执行付款)→相关采购部门执行采购→项目计划部门组织验收。
4.3 运输保险费用类
     根据发出商品规格数量及重量→销售中心发运人员(询价、询点、招标采购)→销售中心经理(审核)→公司生产经营主管领导(批准金额较大物资类发运价格并考虑全厂生产资金平衡情况)→必要时总经理(核准)→总会计师(确定如何列支)→财务部门(执行付款)→销售中心落实发运。
4.4非生产性支出（办公、装饰、福利、招待？？等）类（建议把招待删除）
需求部门提出计划→执行部门(比质询价)→公司主管领导 (审核)→总经理(批准)→总会计师(确定如何列支)→财务部门(执行付款)→执行部门落实采购。
4.5资金来源及管理
采购资金的来源按照批准的资金计划执行，资金的支出按照《资金支出审批手续的规定》执行。计划外的资金使用必需总经理批准。凡是独立付款（非累计挂账）项目的资金支出在审批时要携带购销合同和比价审批资料。

5.供方评定与管理
5.1采购部门负责搜集整理供方信息，提供具备供货能力的供方。
5.2质量体系负责供方的评定，具体要求按照质量手册《供方评定控制程序》执行。
5.3大宗物资的合格供方必需具备两个以上，且每年至少要增加一个新的供方。
5.4供方的日常管理与监督：质量体系负责供方产品质量的监督；生产经营体系负责制造成本和采购价格的监督。

6.采购申请与招标制度
6.1采购物资必需在合格的供方进行，并遵循以下原则：
6.1.1价格就低不就高的原则，即:同质选低价的原则。
6.1.2质量就高不就低的原则，即:同价选高质的原则。
6.1.3采购就近不就远的原则，即:节约运费及方便质量追究的原则。
6.1.4供方就厂不就店的原则，即:尽量购买源头，减少经销环节的原则。
6.2凡生产经营活动中，不进行招标的物资采购均采取申请制度。
　　供应管理部印制全公司统一的物资采购申请单，申请单上需注明:采购物品的名称、规格型号、需求单位、需求数量。询价供方要两家以上，内容至少包括:生产商、经销商、采购价格、质量保证、供货日期、联系电话、供方公章（签字）等。申请制度必须按照采购价格管理进行审批。
6.3大宗物资、金额较大物资、工程项目物资采购要实行招标性的采购办法。
6.3.1招标的形式：供方可参加会议，也可以提供书面资料，招标组根据招投标的相关程序，选择性价比高的供方。
6.3.2生产性物资的采购招标小组由生产经营副总负责，供应管理部或生产安全部牵头,销售中心、使用单位、质量管理部、财务审计部、监察部等部门参加；工程技措性项目由公司主管项目领导负责, 研发中心或设备部门牵头,供应管理部、设备或电气副总工程师、使用单位及有关部门参加。并均要形成招标小组纪要和建议。
6.3.3长期供货的供方至少每年进行一次招投标，确定当年供货的基准价格。合格供方一般选择两家以上，定期对中标单位进行质量和成本评价。特殊订单的采购要进行临时性招标。
6.3.4非零星采购类的生产物资采购必须签署购销合同，合同签署人必须获得相对应的法人授权。长期供货的供方可以每年签署一次供货合作协议，必须明确基准价格、质量、质保方法、索赔办法及赔偿金额、付款形式、违约责任等，供货协议由牵头采购部门和供货单位各执一份备案。

7.采购价格管理
7.1采购询价采取“以采购部门为主，其它部门与人员为辅”的原则。即：大宗物资和金额较大物资的采购，采购部门要通过书面或网络公布情况，并及时收集信息汇总、评审，按招标制度确定性价比较高的供方。
7.2技改、技措、新建项目、非生产性采购价格审核程序：由采购部门提出采购价格（询价、议价或招标的结果）→公司主管领导审批→总经理批准→执行采购。
7.3大宗物资采购基准价格审核程序：由采购部门提出采购价格（询价、议价或招标的结果）→销售中心审核（依据同行业价格、用户认知、市场需求情况）→生产经营副总审核→总经理批准→财务、审计部门备案，每年度至少审核一次。
7.4日常的采购价格原则上不超过基准价格。遇有原材料波动较大（幅度超过10%）或发生重大工艺变动，需重新履行基准价格审批程序。
7.5 非零星采购价格审核程序：由采购部门提出采购价格（询价、议价或招标的结果，并经部门领导审核）→必要时销售中心或工艺副总工程师审核（非标准产品采购要与销售价格挂钩）→生产经营副总批准→执行采购。
7.6 零星采购价格审核程序：由采购人员提出采购价格（询价、议价）→供应管理部长批准→执行采购。
7.7 紧急采购的价格审批由使用单位的领导和采购部门领导联合审批，由采购部门电话请示主管领导即可执行采购，事后必须补办相关手续。
7.8 采购价格审批资料由采购部门留存，并整理存档备查。

8. 采购物资的管理与售后服务
8.1采购物资的检验：生产类物资的检验由质检部负责，控制要求按照质量手册《采购控制程序》及相关要求执行；
8.2 设备工装类物资的验收由设备安全部负责，控制要求按照质量手册《设备及工装控制程序》及相关要求执行。
8.3 采购物资的入库：对已经采购进厂的物资只要验收合格后，必需办理入库手续，未付款或未取得正式发票可办理暂估入库，具体要求按照财务体系的物流管理制度执行。
8.4采购物资的售后服务：采购部门为售后服务的牵头部门， 供需双方必须签署供货合同或协议，要明确质保期、售后服务方式、质量损失的索赔办法及赔偿金额，并约定不低于5％的质量保证金，技术要求复杂或质量风险较高的物资，质量体系要配合签定独立的质量保证协议。

9 采购票据管理及采购监督
9.1 支付供方承兑汇票的，采购人员必须在一周内取得供方收据并交财务部门记账。
9.2 物资采购到货后，要及时索取增值税发票并按照《发票管理制度》及《发票管理制度的补充规定》执行。
9.3 发票的审核
9.3.1 采购人员要按照批准的价格、数量如实索取物资正式发票并签字，采购部门领导进行审核签字。
9.3.2 总经理审核发票并抽查采购价格和采购程序的执行情况。
9.4 采购领导小组和监督部门通过不定期的抽查采购见证资料，监督采购程序的执行情况及合法性并评价采购工作质量。
9.5对采购工作的违规违法行为将严格按照公司的相关制度执行。