某科技公司ERP系统使用作业指导书

1．目的：
为使本公司ERP系统运行正常化与程序化特制订之。
2．范围：
ERP系统所涉及到的所有部门（业务/工程/PMC/采购/品质/生产/IT/人力资源行政部/财务部）。
3．定义：
ERP：企业资源计划（Enterprise Resource Planning）
4．职责：
业务部：负责顾客要求的识别与评审，客户资料、成品报价、客户订单等数据的建立和维护。
工程部（研发）：负责新产品的开发与试产安排，改良产品的首件制作与确认，图面、物料编码及BOM的建立与完善，各类工程资料的制作与发放，《工程更改通知单》的制作与发放，与产品相关的标准的发放。
工程部：参与理解《订单》的各项要求，负责产品生产流程与工艺标准的制定（含工时定额），生产中制程异常的分析与解决，设计改良方案的提出并报研发部确认，工具、夹具、治具的设计与制作，《工装夹具清单》的制作与发放。
PMC部：（生管，物控，仓库）：负责《订单》需求消化；物料需求，工单等资料的建立和维护并分发相关工单到研发部与工程部、品质部、生产各车间、仓库、采购部； 负责生产计划（含试产计划）
的安排和控制，物料计划的安排和控制；原材料、成品出入库严格管理及其资料的建立和维护。
采购部：负责供应商资料、材料报价、采购单等数据的建立和维护，物料的采购及其交期的控制，协助品管搞好供方交货的品质。
品质部：负责按生产订单检验标准的实测，负责生产首件的确认和针对生产物料、成品及半成品的品质检验工作。（ERP中仅限IQC检验。）
生产部：负责生产计划的落实，生产进度和品质的控制，生产过程的物料领退料，半成品/产成品入库开单的管理与维护。（暂未设ERP站点）
人力资源行政部：ERP相关使用人员信息的提供，部门间的协调沟通。
财务部：负责收付账款的维护，产品成本的核算及维护（控制车间用料尽量以每一张工单为准，从材料成本和标准工时两方面管控），日常凭证的建立和维护。
IT部：负责操作权限的分配，系统异常的处理，网络环境维护，根据公司要求系统凭证、报表的个性化设置及管理，erp系统的后期维护。
目前ERP必须录入单据：如总单据流
5．作业程序说明：
5.1 报价作业：
5.1.1 客户以邮件或传真的方式将图纸及要求发给业务员，营销部业务员负责与顾客进行沟通，并将图纸及具体要求转发给技术部。
5.1.2 如需要产品开发，将顾客所需新开发样品信息制作《开发项目建议书》交给技术部； 如需制作量产产品改进样品（B2类订单），将顾客所需样品信息制作《新样板生产指令单》交给技术部；由技术部评估是否能达到客户要求，是否能够开模，评估后由技术把是否能够达到客户要求能否开模通知业务，由业务把信息反馈给客户。
5.1.3 若能够达到客户要求，由技术部按照《样品管理规定》制作样品，并将制作好的样品交营销部，营销部业务员接到技术部做好的样品寄给顾客确认，业务员对样品进行跟踪记录。
5.1.4 送样后客户确认样品可以进行报价，由业务员向技术部索取BOM表进行报价（报价单需由总经理审核），报价完成后由业务跟单员在30分钟内把报价资料输入ERP系统。
5.2 订单处理作业：
5.2.1 订单评审：
市场接到客户订单后，营销部业务员将顾客原始订单进行识别分类（A标准量产订单；B需改进后量产订单（B1类订单：指性能不改变，仅外观、颜色、包装等更改的；B2类订单：指性能改变的）；C全新开发产品主订单），根据分类做好《订单评审表》分发给生产部PMC或技术部评审，由技术部确认图面、BOM资料，评审OK后，是新型号时由技术部绘制图面，编制新料号，制作新BOM，并交由BOM文员将相关资料录入ERP系统，BOM文员需在新料号及新BOM表从该部门流出后半个工作日内完成系统录入动作）。评审表流经物控（会同采购）确认材料交期后交生管确认交货日期（A当顾客要求的交货日期明确时，营销部发出《订单评审表》时，填在《订单评审表》上的交期不是顾客的交期，而是在顾客交期的基础上提前4天，以此日期交给生产部PMC组进行订单评审.B当顾客没有明确的交期时，营销部在《订单评审表》上不填写交期，并加以备注. 以PMC组评审回来的交期加上4天为顾客的交期，将PI发给客户确认。）
5.2.2 订单下达：
由营销业务员根据《订单评审表》上的交期制作《Proforma Invoice》回复客户交货日期且客户同意交货日期后，在确认约定的付款条件得到有效执行后，由业务员在30分钟内将订单资料录入ERP系统，依并打印出交总经理批准，订单批准后开始生效，同时下达给生管安排生产，营销部业务员按与顾客签订的订单要求对订单进行跟进。
5.3 物料编码：