两点破解工作日志制度的鸡肋现状

根据一项调查，高达76%的公司都在执行[size=1em]工作日志制度，但大部分管理者反映：这项制度最后要么不了了之，要么沦为了鸡肋。坚持继续执行，达不到预期的效果；放弃执行，又找不到更好的管理方法。该如何是好？为了从根本上改变这种现状，笔者认为公司管理者要做到两点。
第一点，要非常明确“为什么要实行工作日志制度”？
在执行工作日志制度之前，企业管理者不妨先问问自己，“我们为什么要实行工作日志制度”，“是否有必要执行工作日志制度”？不同行业、专业的企业分为很多种，重生产制造的、重技术研发的、重销售沟通的等等，是否每个公司都适合工作日志制度呢？不适合，那就彻底不用，完全没必要跟风或追求所谓的“现代管理方式”，给员工增加不必要的负担；如果可有可无，那就从人事部门适当整理考核即可，也不无所谓变成“鸡肋”似的可惜；如果的确有必要，那就必须明确该公司实行工作日志制度的重要性，这样才能为下一步实行打好基础。
虽然行业属性各有不同，但大多数公司都确有必要实行工作日志制度。工作日志是对每天或短期阶段性的工作进行长期记录的习惯和要求。不管对企业、还是对个人，不管是当前阶段还是长远发展都大有裨益。对个人来说，每天恰当的记录工作日志是良好的工作习惯之一，是自我工作管理的一种方法。时间的碎片化往往让很多工作者结束一天工作的时候，却想不起来今天到底做了哪些工作，记录日志不但可以确保每天工作不会出现遗漏，帮助日后回忆和检视，查缺补漏，更可在日积月累潜移默化中提高了自身的事务管理和时间管理能力，同时也为日后出现争议时提供佐证。从长远来看，如果能养成每天记录的好习惯，会是一笔不小的经历财富，明确自己在不同公司不同阶段做出了哪些贡献、哪些成就，还有哪些不足，可以查找任何阶段的关键信息，对未来的职业发展规划和设计是必不可少的参考之一。对企业来说，从短期看，工作日志的执行可以直接和间接的提升工作效率，一方面可以硬性的对员工的工作行为形成约束和规范，间接提升工作效率，另一方面工作日志可以对部门领导和团队负责人起到跟踪业务进展、业绩证明等作用，实时了解团队内员工的工作情况，工作计划、进度、遇到的困难等等，更有效地进行资源调度和工作安排。从长远发展来看，每个岗位曾经来过的每个员工的工作日志都是一笔庞大的数据资源，所谓的“大数据”不过就是长久过程的记录和积累，对这些资源的利用和分析，尤其是关键核心岗位（管理岗、核心技术岗等），不但可以在人员流动时形成有效的承上启下的衔接，更可以对公司发展关键结点、里程碑时刻提供极具价值的素材，如历史回顾、重大决策的确定、未来战略的制定等等。对一般的企业是这样，对一些特殊的企业更是一样，如重大技术研发的单位，对每个阶段、每个节点、每个小问题的记录都十分重要。
工作日志是一种习惯，从一个习惯可以窥探一种文化、一种性格。这种文化、这种性格可以影响一个人、一个企业甚至一个民族。日本的“记事本”情结全球闻名，从企业高管到家庭主妇，都有良好的记录事项的习惯，他们坚信“再好的记性也不如烂笔头”，大事、琐碎的事、重要的日子、可忽略不计的开销，一一在册，这让他们更好地安排工作计划、节约时间、也是一种有意义的收藏，更重要的是形成对时间的优质管理。
第二点，如何实行“工作日志制度”？
既然工作日志制度对大多数企业都很有必要，那要想发挥它的作用，如何执行是关键。
第一，要有清晰明确的“工作日志制度”执行规范。很多公司的“工作日志制度”不了了之，多是因为管理规范过于“普通”，放之“任何一个公司”而皆准，无非是目的、适用范围、撰写要求等常规的要求，既没有针对性又没有落地有声的可操作性，规范制定草草了事，员工执行自然敷衍了事。这里所说的“清新明确的规范”是指每个企业都应该根据自己的岗位性质、工作特点、员工级别等进行有针对性的要求，例如公司内部有研发岗和销售岗，两个岗位工作特点差异显著，日志要求不能一概而论，技术类岗位更侧重阶段性的要点，销售岗位多数为日常工作，重大节点会有进展性突破，撰写要求上应考虑差异；再如普通员工和部门领导，员工的工作琐碎，有些会偏于机械性的流水工作，而部门领导更多是指导、部门战略的思考工作，在撰写要求、提交时间等细节上要有细化区别等。这样能保证工作日志的撰写有针对性。同时一个高效的工作日志还应包括时间、任务点、完成人和期限、心得等关键点。
第二，工作日志制度执行不是目的，管理必须到位。执行规范是第一步，让员工明确应该怎么做，管理到位是第二步，让员工明确为什么这么做。这里说的管理包含两个层面的意义，其一是外在的强制管理，做的好怎样？做的不好怎样？都应配套对应的考核以及正负激励措施，既然工作日志制度很有必要，就应该在点滴处发挥到极致，否则也会出现最后“不了了之”的局面；其二是内在的作用发挥管理，强制管理只是辅助手段，激烈的碰撞式管理弄不好会引发“更高级的敷衍”，从执行的员工到考核的人事。因此，最重要的是要能在工作中真正发挥工作日志的作用，让员工记录工作日志的习惯能服务于个人、团队、组织的工作，真正意识到日志的价值。俗话说“诛人诛心”，工作管理也是这样，员工心底自发认为应该这样做，效果自然不一般。
第三，建立高效的信息平台，助力管理更上层楼。每日记录工作日志是个长期、繁琐的过程，统计、考核更是个繁琐、庞大的工程，要想充分践行工作日志的长期执行，企业最好搭建功能配套、操作便捷的信息化平台，通过信息化手段和技术实现日常的分类、权限、上传、统计、考核等各项管理事宜，更科学也更高效。
工作日志的记录、整理和应用表面看是一种工作习惯，本质上是对事物和时间的管理。日志不是员工应付主管的道具，不是企业装裱自己的“形式制度”，看似简单，坚持有效的进行下来，收获的将是管理的奇迹。（文/仁达方略）