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企业管理的六种武器

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企业管理的六种武器  

    许多出色的管理者,通常都是先进“武器”的制造者和使用者;而许多高效率的企业,通常都拥有几种令人叫绝的管理“武器”。  
   
  我们读武侠小说,会发现书中的武林高手,不仅功夫高,而且善于运用各种厉害的武器;在现代企业中,管理者为了提高效率、优化管理,实现企业的“长治久安”,也会采取一些行之有效的管理工具。由于它们像武器一样,也是在实践中经过不断的锤炼、打磨而逐渐形成的,所以特别管用。可以这么说,许多出色的管理者,通常都是先进“武器”的制造者和使用者;而许多高效率的企业,通常都拥有几种令人叫绝的管理“武器”。

    根据作者多年研究、观察宁波奥克斯集团的情况来看,认为这是一家善于发明和使用“武器”的企业。在位于宁波市高科技园区的该公司总部,走进每一间办公室,都能找到一些类似于工作任务分配指令传递单的东西,它们的种类很多,有会议纪要、工作联系单、承诺书等。用其集团总裁郑坚江的话来说,这些东西就象是“农民伯伯的锄头,工人老大哥的榔头,记者先生的笔头,解放军叔叔的枪杆子”一样,是管理者的工具和武器,能不人手一套吗?

    如果我们对这批“武器”进行一番研究的话,会发现其中蕴含着许多趣味和管理的智慧。

  会议纪要——碧玉七星剑

    碧玉七星剑最大的“卖点”,是剑身上镶着七颗翡翠;而会议纪要之所以能成为奥克斯“兵器谱”上的第一种“武器”,不仅因为它象刀剑一样是种应用极广的“常规性武器”,而且还由于它在布置工作任务时,特别强调了“七大明确”,使责任人无法敷衍了事。

    小程是新加盟公司市场部的一位年轻人,这天早上,他参加了销售部门召开的一个会议,会上提到由他统计一组数据。下午的时候,小程就接到了一份会议纪要。令他大开眼界的是,这份会议纪要与他以前看到的同类文件都不一样,开头很简短地把本次会议的目的和过程说明了一下,下面就是一张满满当当的表格,详列了一长串会上布置的工作内容及其对应的责任人、完成日期、评审人、评审时间等项目,再加上整理转发人和电脑监控考核人,共组成了七大要素。小程的名字,也在责任人一栏中,规定他必须在2天内完成全部数据的统计汇总并形成书面报告,然后经主管部门的评审人评审合格并签字确认后,交至监控考核人处,作为完成工作的依据。

     “这项工作的实施结果,若在评审时未获通过,将仍按未按时完成工作进行考核。所以在经办过程中谁敢掉以轻心?”小程说,“经过这事,我深切地体会到,一项工作任务如果明确了七要素,责任到人、狠抓落实,就没理由不完成得既快又好!”

    在我们的印象中,会议纪要本是一种用得很滥的公文体裁,里面充满了大段的空话和套话,文字拖沓,现实指导意义不大。但它到了奥克斯管理者手中,从目的、形式到文字风格都发生了全新的变化,体现了简效、务实、规范的管理风格。所以,本文讲的第一个故事,第一种“武器”,更确切地说,应该是创新。只有创新,才能化腐朽为神奇,将一种官样文件,改造成一种很有威力的管理“武器”!

  工作联系单——软剑

    工作联系单,适用于公司内两个地位相仿的部门或个人之间的工作分配,任务的接受过程是平等、友好和非命令式的。但你若拒绝受理或逾期不办,它就会显示出其柔中带刚的强硬一面。这一点使工作联系单很象是武器中的软剑,一旦施展开来,绕指柔顿成百炼钢,教人不好招架。

    正如没多少人敢领教软剑的威力一样,工作联系单也轻易不会遭到拒收。因为单子上除印上了被联系部门名称、填单部门名称、联系事宜、处理意见等填写项目外,还强调了一点:对工作联系单,任何被联系部门都不得拒绝处理。如果拒绝,则必须在“处理意见”一栏上注明“该工作事宜非本部门工作责任范围内”字样。如果既不处理也不注明,则填单部门可向上级部门投诉。

    该公司技术部的小魏接到了一份来自开发部的工作联系单,请他在3天内提供一项技术方面的援助。小魏表示他答应接手这项工作的原因,倒不仅仅是担心不这样做会遭到投诉,而是“公司各部门之间总免不了会有工作联系,即总会有一些工作需要在其他部门协助下才能完成。今天技术部找我联系工作,明天我或许也会有工作需要得到他们的协作。这种协作是相互的,目的是共同把公司的事情办好!”

    所以,本文所说的第二种“武器”,也不是工作联系单,而是协作。在一个提倡协作精神的企业里,许多繁复、涉及面广的工作,通过相关部门的共同参与、积极配合,总是能很顺利地得到解决。所谓“人心齐,泰山移”,协作的威力就有这么大!

  人员质量意识试验法——暗器

    在奥克斯众多的“管理工具”中,人员质量管理试验法似可归入暗器一类,其厉害之处在于:你事先既不知道“暗器”会于什么时候“出手”,也无从知道其数量有多少,以及它将以何种形式出现——

    上月,奥克斯质检人员小陈在对一批外协件进行检验时,从一大堆元器件中找出两只带有很小瑕疵的不合格品。事后小陈才知道,他已在一场人员质量意识试验法的测试中顺利过关。

    人员质量意识试验法的实施过程是这样的:公司不定期地找一些质量缺陷不明显的不合格品,记下编号或做好标识后,混入一大堆同类产品中间,看员工能否把它们及时、如数地检查出来。那些质量意识不强、工作不细致的员工,在碰到这种事先不打招呼,且随时随地都可能举行的“考试”时,就往往很难得到高分。所以,要想经受住“暗器”的考验,只有一个办法,那就是在工作中时刻保持高度的警惕心和责任心,“不接收来自上道工序的不合格品,不把不合格品传递给下道工序”。

  “三分析三不放过”活动——连环炮

    怎样才能彻底解决企业内暴露的产品质量问题或管理缺陷呢?奥克斯集团的绝招,是祭出“连环炮”——三分析三不放过活动,一“轰”到底,务使最终水落石出、显现成效。

    近期,该公司生产的某批次奥克斯空调被发现存在压缩机配管一致性较差的问题。公司遂召集有关职能部门和责任人,深入分析此起质量问题的危害性,使大家充分认识到不合格品一旦出厂,不仅会对企业造成巨大的负面影响,而且将损害用户利益,接下来分析配管一致性差的原因,层层追溯,明确质量责任,找出漏洞;在此基础上,分析应采取的措施,经技术部的评议通过后,即付诸实施,及时改进不足。整个活动过程真正做到了“原因未查清不放过,质量责任未明确不放过,纠正措施未落实不放过。”一举使成品抽查合格率达到100%。

    三分析三不放过活动也被用来医治一些管理上的“痼疾”,它最显著的特点是缜密。从上例我们可以看到,它整个的实施过程是循序推进、环环相扣的,有“连环炮”的绵厚后续力和强劲攻击力,故尔使问题的处理不致浮于表面或半途而废。

  爱心奖——长命锁

    在奥克斯,骨干管理、技术人员的自动流失率每年都较低,原因是奥克斯一方面注重人本管理,给予人才以充分的尊重和良好的成长空间,一方面用高待遇打造了一条留人的“长命锁”,终使企业和员工之间形成了一个经济利益共同体。

    奥克斯的员工待遇一般都不低,为使员工感到“好戏还在后头”,公司还采取了额外的激励措施:规定凡是在奥克斯工作满一年的骨干员工,在年终奖发放时,均可同时获得以集团总裁名义赠予的“爱心奖”,以表彰其为企业作出的贡献。员工在奥克斯服务年份越高,爱心奖累计数就越大。像2002年,公司赠予员工最高的一笔爱心奖金额高达30万元。

    但是,获赠爱心奖是有前提的:员工必须在本职工作中表现突出,诚诚恳恳做人,认认真真做事,不违反公司的的廉政规定,当然最关键的一条,是不能“中途退场”。所以,爱心奖好比是“长命锁”,既能留住员工的心,又可“拴”住他们试图跳槽的脚。

  工作计划、总结——标尺

    奥克斯一直在致力于建立一种变约束型管理为激励型、宽松型的管理新模式,以利坚定和增强员工的自主管理意识。但是,对于员工的办事效率和工作质量,同样需要有一种工具来加以衡量。工作计划和工作总结,可算是一把好“标尺”。

    象奥克斯其他部门的主管一样,空调市场部经理李晓龙先生每年都会赶在新一销售年度到来之前,向公司总裁上报一份自己及其本部门的《年度工作计划》,以使本部门工作与企业的总体发展目标和战略思想始终保持一致;然后在每个月的25日前,再确定下一个月的《月度工作计划》,设定该月工作目标,明确工作思路和方向;一个月结束后,他便会着手编制一份《工作总结》,对上步工作进行全面、系统的回顾,并如实汇报工作中存在的问题和缺陷,在深入分析、反思的基础上,提出纠正整改措施,以利更好地开展下步工作。与此同时,电表销售部的每一位员工,也被要求定期递交《工作计划》和《工作总结》。

    《工作计划》和《工作总结》的意义在于,它可以确保各部门及其员工在不必受到严密监视的情况下实现自主管理,促使他们始终围绕企业的总体发展方向分头行事而不致发生偏差,同时它也已成为公司客观评价一个部门、一位员工工作量、办事效率、工作责任心、进步速度的“标尺”。

    发展是硬道理,而发展的根基在管理;如果说管理是门艺术,那么在管理中灵活运用各种“武器”是其中的精致艺术。

    从一个濒临倒闭的小厂,到亚洲最大的电能表生产企业和国内著名的空调器生产厂,奥克斯集团的发展得益于其对管理的不断创新和提炼。虽然前文介绍的六种管理工具被比喻成剑、炮、暗器等武器,但它们的精神与人本管理并不相悖,都体现了更多地依靠员工自我指导、自我控制以及顺应人性的管理等一系列新观点、新思想,符合以人为本的激励和制约模式,是富有创造性的,适应了现代企业的发展要求。

   不止是奥克斯,许多企业都有自己秘不示人的“武器”。可以这么认为,只要是能够有效激励员工、发掘员工潜力和调动员工积极性、创造性的管理方式,都是有益和值得借鉴的。奥克斯的实践结果也能说明问题:在这家企业中,哪个部门对管理工具运用得越多、越好,其办事效率就越高,管理成本相应地也就越少,且不易滋生推诿、扯皮、设置障碍等管理上的腐败现象。
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