行政办公6S管理制度

第一则6S管理的目的
　　第二则适用范围
　　第三则办公环境管理制度
　　3.16S管理概念
　　3.26S的关系
　　3.36S管理实施原则
　　3.46S管理内容
　　3.56S管理责任部门
　　3.6责任区
　　3.7个人6S操作规范
　　第四则6S管理规定
　　4.1张贴规定
　　4.2吸烟规定
　　4.3电脑管理规定
　　4.4其它规定
　　第五则附加说明
　　第一则6S管理的目的
　　将6S管理引用到办公室管理，能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，最终结果：提高了工作效率；同时置身于优美的办公环境，也有一种美的感受。也是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段。
　　第二则适用范围
　　本制度适用于公司全体员工。
　　第三则办公环境管理制度
　　3.16S管理概念
　　6S管理即指整理、整顿、清扫、清洁、修养和安全。用以下的简短语句来描述6S，也能方便记忆：
　　整理：要与不要，一留一弃；
　　整顿：科学布局，取用快捷；
　　清扫：清除垃圾，美化环境；
　　清洁：形成制度，贯彻到底；
　　修养：养成习惯，以人为本；
　　安全：安全操作，生命第一。
　　因前5个内容的日文罗马标注发音和后一项内容（安全）的英文单词都以“S”开头，所以简称6S现场管理。
　　3.26S的关系
　　“6S”之间彼此关联，整理、整顿、清扫是具体内容；清洁是指将上面的3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持结果；素养是指培养每位员工养成良好的习惯，并遵守规则做事，开展6S容易，但长时间的维持必须靠素养的提升；安全是基础，要尊重生命，杜绝违章。3.36S管理实施原则
　　(1)效率化：定置的位置是提高工作效率的先决条件；
　　(2)持之性：人性化，全球遵守与保持；
　　(3)美观：作产品——作文化——征服客户群。管理理念适应现场场景，展示让人舒服、感动。
　　3.46S管理内容
　　整理（SEIRI）——将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的留下来，其他的都消除掉。目的：腾出空间，空间活用，防止误用，塑造清爽的工作场所。
　　整顿（SEITON）——把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐加以标识。目的：工作场所一目了然，消除寻找物品的时间，整整齐齐的工作环境，消除过多的积压物品。
　　清扫（SEISO）——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽的环境。目的：稳定品质，减少工业伤害。
　　清洁（SEIKETSU）——将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化，经常保持环境外在美观的状态。目的：创造明朗现场，维持上面3S成果。
　　修养（SHITSUKE）——每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事，培养积极主动的精神（也称习惯性）。目的：培养有好习惯、遵守规则的员工，营造团队精神。
　　安全（SECURITY）——重视成员安全教育，每时每刻都有安全第一观念，防范于未然。目的：建立起安全生产的环境，所有的工作应建立在安全的前提下。
　　3.56S管理责任部门
　　行政部统一管理公司办公室6S的推动工作，负责组建一个由各部门指定人员参加的6S管理小组，该小组有权对各部门6S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和发布。
　　3.6责任区
　　(1)个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周围一米之内的地面。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作；
　　(2)公共责任区是指前台、花草、等候区、公共通道、茶水间、会议室、洽谈室、和未分配到部门的办公区域。公共责任区的6S工作由行政部制定标准，并指定专人管理。
　　3.7个人6S操作规范
　　(1)员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯，其它物品一律不得保留；
　　(2)个人抽屉应每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉用于存放私人物品；
　　(3)文件柜要每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新；
　　(4)对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁。
　　第四则6S管理规定
　　4.1张贴规定
　　(1)公司及各部门需在公告栏张贴的文件、通知、宣传品等均需经行政部许可，其张贴期限遵循下列规定：一般张贴品保留3-5天，重要张贴品保留7-10天；
　　(2)每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间，到期应由贴出人负责收回。
　　4.2吸烟规定
　　(1)公司提倡禁烟，任何人不得在办公室内吸烟；
　　(2)发现员工在禁烟区吸烟，每人每次罚款100元；
　　(3)遇有客人来访，接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。若发现客人在禁烟区吸烟，则处罚该客户的接待人员，每次罚款100元。
　　4.3电脑管理规定
　　(1)严禁用本公司电脑做非工作使用，否则按相关规定给予处罚；
　　(2)将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；
　　(3)桌面和硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，分类放置，方便简洁；
　　(4)做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里；
　　(5)重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面；(6)为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公自动化中已看邮件不能超过一定数量，经理不得超过100封，员工不得超过30封。系统管理员不定期抽查；
　　(7)电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；
　　(8)电脑摆放位置：桌面线洞直角处45度方向。
　　4.4其它规定
　　(1)员工应遵守公共责任区内的6S规定；
　　(2)接听电话及接待来访客人时言行应大方得体；
　　(3)工作时间提倡使用普通话；
　　(4)注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜，以饱满的精神投入工作。
　　第五则附加说明
　　5.1本规定未尽事宜以公司员工手册或其它有关规定为准。
　　5.2本规定的解释、修订及废止权归行政部。
　　5.3本规定自颁发之日起开始生效。
　　本文包含以下附件：
　　附件一办公室6S检查记录表
　　附件二办公室6S检查评比规则
　　附件一
        
　　附件二
　　办公室6S管理评比规则：
　　1．由行政办公室组织“6S管理检查小组”对公司内部定期检查，每周五为检查日；
　　2．每次检查5个方面（检查前列明），每一处不合格罚款5元；
　　3．每次检查，将检查记录交给各部门负责人一份，督促当事人在期限内整改；
　　4．双周周一公布上周评比结果，并张贴于公告栏；
　　5．各部门的6S管理执行情况，将作为对部门负责人的工作考核内容之一；
　　6.公司在年中及年末对成绩突出的部门予以奖励。