物料采购控制责任流程

一、采购流程说明（职责与责任）

（一）销售部
1、销售部经理或销售员提出产品销售需求和要求，由客户服务中心汇总和填报销售需求计划，报总经理批准后交生产部执行。
2、新产品的销售需求由销售部经理配合开发部，共同协商后提出新产品需求计划，由客户服务中心填报计划，销售部经理审核，总经理签批后交生产部执行。
3、对新产品的包装性能（如承重、抗压、成型、印刷等提出要求，交开发部汇总后转采购部、质量部进行样品提供与确定。
4、参与新产品、促销物品或更改包装首次到货后的检查与验收。
5、促销物品由销售部经理或销售员需求，由客户服务中心汇总填报需求计划，销售部经理审核，总经理签批后交采购部执行。
6、合格物资按物资管理规定手续办理后才能领用出库，并做好物资使用管理，对使用中发现的不合格物资按规定手续办理质量确认及退库手续。

（二）开发部
1、按新产品开发与设计需要书面提出物料要求或设备设施需求，与销售部协商销售需求计划。
2、配合采购部、质量部共同对提供的物料样品进行验收与确认。
3、向采购部（含已确定印制对象的供应商）、质量部提供按销售部需求撰写和定稿的文字资料复印件，并核查供应商报送样品的文字内容，签定样稿。
4、新供应商物料样品确认，以及物料寻求替代品和可做让步接收时参与商定与确认。
4、参与新产品、促销资料或更改物料首次采购到货后的检查与验收。
5、与采购部直接联系所需物资到货相关事项，并督促采购部按要求到货，不得与供应商进行直接联系到货与收货事项。
6、合格物资按物资管理规定手续办理后才能领用出库，并做好物资使用管理，对使用中发现的不合格物资按规定手续办理质量确认及退库手续。

（三）生产部
1、按销售计划进行生产计划编制，制定物料需求计划，交物料部进行库存核实，按生产需求紧急程度进行调整后提出明确的到货时间，再交采购部进行执行。
2、根据销售需求，检查生产设备及设施状况，制定设备设施及零配件需求计划，交物料部进行库存核实，按检修紧急程度进行调整后提出明确的到货时间，再交采购部进行执行。

3、对于大宗物资、贵重物资、设备设施及零配件等超出部门审批额度的必须报总经理进行审批后再执行后期程序。
4、与采购部直接联系所需物资到货相关事项，并督促采购部按要求到货，不得与供应商进行直接联系到货与收货事项。
5、合格物资按物资管理规定手续办理后才能领用出库，并做好物资使用管理，对使用中发现的不合格物资按规定手续办理质量确认及退库手续。

（四）使用部门
1、按部门工作需求进行采购需求编制，制定办公设备及用品需求计划，交物料部进行库存核实，按办公需求紧急程度进行调整后提出明确的到货时间，报行政部审核、总经理批准后再交采购部进行执行。
2、配合采购部对本部门请购的物资进行样品确认，以及到货检查和验收，并签字确认。
3、与采购部直接联系所需物资到货相关事项，并督促采购部按要求到货，不得与供应商进行直接联系到货与收货事项。
4、合格物资按物资管理规定手续办理后才能领用出库，并做好物资使用管理，对使用中发现的不合格物资按规定手续办理质量确认及退库手续。

（五）质量部
1、按部门工作需求进行采购需求编制，制定办公设备及用品需求计划，交物料部进行库存核实，按办公需求紧急程度进行调整后提出明确的到货时间，报行政部审核、总经理批准后再交采购部进行执行。
2、配合采购部对本部门请购的物资进行样品确认，以及到货检查和验收，并签字确认。
3、与采购部直接联系所需物资到货相关事项，并督促采购部按要求到货，不得与供应商进行直接联系到货与收货事项。
4、加强与供应商的沟通，完善检验标准和样品留样，同时加强对所有物料的及时检验和监督，提供有效的检验报告，并配合采购部加强对供应商的评估。

5、合格物资按物资管理规定手续办理后才能领用出库，并做好物资使用管理，对使用中发现的不合格物资按规定手续办理质量确认及退库手续。
6、质量部所需的设备、仪器与器具，以及化学试剂等按生产部的采购请购与配合要求进行办理，报生产质量部经理审核。

（六）采购部
1、根据已按程序审批，同意进行采购的物料需求计划或请购单执行采购的供应商选择与评估、样品收集、询价、比价、下单和到货跟踪等事项。同时对于超出规定价格额度审批权限的物资确定需上报总经理进行审批，不得私自进行确定。
2、对未按要求办理手续的采购需求不得进行采购，必须督促使用部门完善手续后才能按审批意见进行采购，若未坚持此原则导致物资流失或损失等事故，由采购人承担全部责任和损失。

3、采购事项执行按审批单办理，若有临时调整，必须向部门负责人和总经理汇报，经同意后才能执行，若未经同意就执行由采购人承担全部责任，同时必须在采购工作完成12小时内与对应责任人完善相应的手续。
4、做好供应商的管理与协调事项，特别是对不合格物资的退货处理事项。在以“物资质量为第一，供求双方精诚合作”的基础上处理好各项采购协调工作。同时公司采购员不得以供应商的困难为由降低公司质量要求，为供应商寻找质量理由。
5、大力寻找和评估合格的供应商作为备用，以防市场变化导致物料断货或供应量不足，或者独家垄断式降低质量供应等情况发生，如果发生则直接追究采购部及对应人员的责任。                     
6、对所需采购的物资提供替换建议时，必须经相关部门共同验证、协商达成一致，报总经理批准后才能执行，不得私自进行所需物资供应质量的更换。
7、所有采购到货的物资都必须按物资管理规定办理入库手续，同时将相应的有效单据准备齐全才能进行报销。
8、所有供应商的货款支付必须由采购部提供付款计划，或者是按照双方签订的采购合同，由采购员协助供应商按公司规定办理好相关手续后才能进行支付。

（七）物料部
1、接到物料需求单时，配合生产部进行物料库存实物核查；接到使用部门请购单时，配合使用部门进行对应的物资实物核查；核查实物数据标注在指定位置，最后必须进行签字确认。
2、接到领料或出库单时，按单与领料部门进行验单、物资点验出库，并签字确认。
3、接到送货单时，按送货单或实物与供应单位进行填单、物资点验入库，并签字确认。
4、接到不合格物料退库时，按退库单进行点验入库，另存和上报质量部，并协助进行处理。

二、采购控制流程图

三、责任岗位、人员及考核
1、研发用物料质量控制工作由研发部负责人及分管人员同时负责；生产用物料质量控制工作由生产质量部负责人及分管人员同时负责；非生产物料质量控制工作由使用部门负责人及分管人员同时负责；分管人员缺岗时由部门负责人指定的人员负责。
2、研发用物料需求计划和新产品上市前三个月（三个月后转入客户服务中心统一进行）销售需求计划必须报总经理审批后才能执行对应的物资采购；对采购大宗物资、贵重物资等额度超部门审批权限的必须报总经理审批后才能执行。没有请购单或未按要求进行审批的采购需求，采购部有权且必须拒绝采购，不承担因物料未到位产生的损失和责任，由未按要求办理的部门负责人和当事人共同承担。
3、所有的物资必须有生产物料需求单或使用部门的请购单、送货单或发票或收据（即财务认可的有效票据）、入库单才能进行采购报销，否则采购行为视为无效；所有的物资必须有出库单才能出库，否则出库行为视为无效。
4、有关采购事项必须履行签字确认手续且高效率完成；拖沓、推诿或不负责任造成采购延误、手续不齐全，甚至物资流失与损坏事故，结合岗位目标责任书有关条款实施处罚，并附加损失赔偿事项。
5、本流程及相关部门协作事项由采购部经理负责召集、组织和协调。