成功者的时间管理,竟然是这样做的!

长官、客户Line不停,各部门临时call会议;旧部门要稳住,新事业也要有成绩单;行事历排满满,时间还是不够用?Sogo店长、商办天后、科技董座教你用“期望值管理”,不再疲于应付突发状况,让你省下30%时间!
雅虎执行长梅尔经常检视大小事的优先顺序,确保正在处理的是最重要的事情。 (来源.法新社)

“进微软前三个月,我每天走出公司大门就像是红酒瓶被拔起来一样,耳边响起“啵!”才得到释放。”台湾微软(Microsoft)公关副总经理张衣宜,负责微软在台湾的所有公关活动,对外她要跟五家外包公关合作,对内90%的工作是跨部门合作。
她曾是被行事历追着跑的白领,一天五、六场会议家常便饭,笔电萤幕右下角的IM(即时讯息,微软内部社交通讯软体)随时挤满了数十条未读讯息。微软内规,若对一件议案有异议,须在四十八小时回覆,否则视同同意,这让她到哪里都得带着电脑。

时间管理,更难了!不懂安排,得花三成时间解决危机

年底的绩效考核是最紧张的时候。三百六十度绩效评估(编按:长官、同事的评语都会影响个人绩效),加上平衡计分表,代表张衣宜工作不只要讨好区域主管,还得打点平行部门的主管。
长官交办任务使命必达,压力大到曾得胃溃疡,张衣宜追求完美的性格,让她现在睡梦中还会把指甲啃得光秃秃。
网路新科技、组织新形态、新业务、新挑战……接踵而至,让现在的上班族,对时间的掌控难度更甚以往。据主计总处调查,二○一三年台湾就业者工时过长比率,创金融风暴以来新高,几乎每六人就有一人每日平均工作达十小时以上,越来越多人被繁忙的行事历追着跑。
行事历安排代表管理能力,失败的行事历偷走多少时间?答案是30%!
顾问公司麦肯锡(McKinsey)二○一一年,针对一千四百名高阶主管调查发现,认为工作期待和时间配置得宜者,只有52%;认为自己时间配置不佳者,每天花三成时间解决各种非预期的危机,是时间分配得宜者的两倍以上。如果以美国高阶工作者每周工作六十小时换算,一周竟花十八小时应付突发状况!

时间小偷,更多了!三种新趋势,正在撕裂你的行事历

哪些新的“时间小偷”,让你的行事历更零碎?
一、新网路科技:最常见的凶手,是很多人睡觉不离身的手机。过去只有电话和e-mail会打断工作,现在,智慧型手机让Line、WhatsApp、微信、脸书等社交网络干扰随时在身边。
行动通讯专家阿霍宁(Tomi Ahonen)二○一三年的研究发现,智慧型手机用户平均一天查看手机一百五十次,睡觉外平均六?五分钟看一次。这意味,人们做事与思考经常无法连贯。
二、新形态企业组织:为了更接近客户、更灵活、更创新,许多企业都学习IBM、奇异(GE)和微软,采用矩阵组织,但却让员工更易深陷多头马车,被丢超重工作。加上动辄二十项指标的平衡计分卡、三百六十度评量、专案管理等,企业用更多的管理工具,增加白领时间管理的难度。
三、新旧事业兼顾:一份针对台湾营收五千大企业高阶经理人进行的“二○一三年台湾创新企业调查”,有五成企业将增加资源到创新部门。这意味许多企业既要稳住旧事业,还得开创新事业;无论你职位高低,都可能陷入一人多工、应接不暇的窘境。

非典型挑战,先搞定人!“期望值管理”,拿回时间自主权

面对这些“非典型挑战”,时间管理需要新思维——与其把事情排满满,不如先搞定关系人。
以往的科层组织,工作像一条垂直的线,只要按部就班行事即可,行事历相对简单。现在,市场不确定性升高,企业整并剧烈,产品周期变短,就连公文流程,也从原来数天往返,变成长官用Line秒速追踪。
如果长期处于被动状态,坐等突发状况上门,比以前更难控制的时间小偷,将把你既定的行事历搞得一团糟。与其被不可控制的事情追着跑,不如主动管理影响你时间的人,例如主管、同事、部属、客户。把伺机而动的时间小偷,提早拦截。最好的方法就是对他们做“期望值管理”(Expectancy Theory),此概念由心理学家佛鲁姆(Victor H.Vroom)提出,公式很简单:
M(激励)=V(效用)×E(期望)
亦即,当你让对方觉得,他所在意的事情可实现性越高,或此事对他很受用,对他的激励效果越强,也更能令他完成你想要的目标。在时间管理上,就是想办法提高对方“期望”与“效用”两项诱因,别人更有动机帮你,你的时间自主权就变高。
IBM讲师唐辛屏分析,时间管理问题多数是跟人互动所产生,增加与对方立场的理解,提供满足对方价值的诱因,就是简化行事历的杠杆点;例如要跨部门合作,先想透这对对方的好处,诱因越大,同事帮忙的机率就越高。

管理破碎讯息:长官Line我?可想出方案再回

中华华人认证讲师张永锡观察,新时代上班族即使不愿意,也会收到破碎讯息(如Line、WhatsApp),它们像把利刃让时间管理破碎化。知名心理学家高曼(Daniel Goleman)称科技让沟通方便,也让“部分注意力不集中”成为社会常态。
老板或高阶主管,最好的选择是:关掉它!但若是部属,选择性较少,长官Line你,能不回吗?唐辛屏建议,长官爱Line无非追求“效率”和“效用”,紧急事件当然得立即处理,如果非紧急事件,下班可以不回,但为了避免长官不高兴你没即时回应,可以先打“收到,明天×点回覆”,隔天一早提出更有价值的方案。

管理人际干扰:求人与被求,都要找杠杆点

跨部门合作,也可用期望值管理找到“举重若轻”的杠杆点。
每年张衣宜都需要业务帮忙,找客户谈与微软合作的感受,放上内部网站。但是业务部门会想:“我拿到业绩就好了,干嘛还要帮你做这件事?”她告诉业务,可以特别针对客户想开发的国家发业务通讯,增加曝光,对客户业务推展也有帮助,提高业务部门帮忙的意愿。
东吴大学企管系讲师周胜辉指出,时间管理会和人脉挂钩,是最难处理的干扰,同事请托就是一例。帮别人忙可以累积“人脉存摺”,但是如果太常出手,反倒打乱工作步骤。累积人脉存摺,却掉了专业存摺。
台湾微软消费产品管理和通路副总经理李启后出手的原则,找出“非你不可”和“最能让他人印象深刻的事”帮忙。若没时间,可介绍更能帮他的人,或帮同事找原因,而非第一时间拒绝。

管理转型冲突:激励员工投入,是省时利器

提高员工对新工作的期望值,是高阶主管省时利器。过去一年,第一太平戴维斯董事长朱幸儿必须开创豪宅业务并兼顾商办事业,她在内部强调豪宅业绩的成长速度加快,制定商办业务帮忙开发豪宅的业绩办法,让商办业务更愿意开发豪宅物件,大量省去她亲自带豪宅部门的时间。
“时间是你人生的钱币,要小心,以免其他人替你花掉。”这是赢得两座美国普立兹文学奖得主、林肯传记作家桑德堡(Carl Sandburg)的名言。
谁不想掌握“时间钱币”?关键就在能否启动这把“期望值”的金钥匙。
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