存货管理舞弊案例,员工顺手牵羊,仓库管理名存实亡

案例回放:
  在通讯公司上班的汤某,记恨公司老板言不守信,心有不甘的他总是想着如何发财。经过一段时间摸索,他就找到了一条赚钱的路子,利用职务之便以及公司管理漏洞,将公司仓库里的手机偷出来,再低价卖给其他客户,短短两个月便“赚”了几万元。但他也因此而付出了惨重的代价。
  2012年9月11日,平阳县某通讯公司的老板孙某到平阳县鳌江镇派出所报警称存放在仓库的多部手机不翼而飞,损失惨重。据孙某介绍,其经营的通讯公司在鳌江镇有多家门店,所以他租了一个仓库存放手机,手机都是需要经过仓库管理员的账号审核才能出入库。9月5日,他接到仓库管理员孔某的电话称仓库里面的手机数量不对,经过盘货后,发现有九十余部手机不翼而飞了。

  民警在对孙某、孔某及各门店店长的进行谈话后,了解到仓库的钥匙只有管理员一个人持有,不论是老板还是店长都不能直接从仓库或者店面内拿货、调货,必须要用管理员账号进行审核后才能进行后续操作。结合众人的口供及监控视频,民警排除了仓库管理员监守自盗的可能性。那么手机究竟是怎么消失的呢?
  民警经过调查后,确定了曾在通讯公司担任销售经理的汤某有重大的犯罪嫌疑。汤某在今年4月份到公司任职,由于之前他曾经在多家手机公司工作过,销售经验丰富,所以孙某就让他担任了销售经理,并开出了每个月5000元的工资,但是在案发之前汤某已经离职。10月11日,民警在平阳县昆阳镇一手机店里抓获了汤某,汤某如实交代了其于六月份到八月份利用职务之便到仓库里盗取手机贩卖的犯罪事实。
  据汤某交代,当初应聘的时候,除5000元保底工资外,老板孙某还承诺每个月会给他一定额度的提成,但是该承诺好比过眼云烟,始终没有兑现。且汤某要照顾家中的妻子、三岁的儿子,还有刚满月的女儿,并要支付房贷车贷等,5000元的工资显然无法供家庭的日常开销。为此,汤某经常找孙某理论,但毫无效果。

  2012年6月的一天,汤某接到曾经一起共事的同事电话想要到他这里调货,该同事目前在平阳开了一家手机店,知道汤某在通讯公司上班,有进货渠道而且价格相对会便宜一点,希望汤某能够从仓库调50部手机给他。汤某一想,可以从仓库里拿手机卖给该同事,再到厂商处以进货价把手机补齐,这样自己就可以赚取差价。
  于是,汤某就向仓库管理员要了账号密码,进入仓库,以调货名义成功将50部手机给了以前的同事,并且,自己又顺手牵羊拿走了2部手机。过了几天,汤某发现并没有人发现仓库里的手机少了2部,原来仓库管理员只对手机的出入库进行登记,并没有核对手机的库存。掌握了这一规律后,汤某变本加厉,利用管理漏洞多次以调货的名义从仓库内拿手机,或者趁着仓库管理员在搬货时,趁着他不注意出入仓库将手机塞到衣服里盗取手机拿到外面贩卖,牟取暴利。汤某盗取的手机价值从几千元的高端手机到百余元低端手机不等。长此以往,汤某肆无忌惮的行为让仓库中莫名失踪的手机越来越多,意识到很快就会东窗事发,8月底,汤某便辞了职。

  2013年10月11日,汤某因涉嫌盗窃被平阳县公安局鳌江派出所刑事拘留。

  案例评述:
  本案是一个比较典型的存货管理舞弊案例,企业资产管理不严谨,使得企业的资产蒙受损失。本案中,汤某原本想通过“飞单”形式赚取手机零售价与进货价的差价,而由于公司仓库管理上的漏洞,进而演变成了盗窃行为。
  本案中,企业已经在仓库管理员这道环节上设置了一定的控制措施,即只有通过仓管员的审核才能进行后续步骤,看似十分严密,但仍然存在着漏洞:

  1.仓库缺乏定期盘点,无法及时发现汤某顺手牵羊行为
  从案例中,仓库管理员并没有履行其管理员的职责,只进行了商品的收发货登记,并未对库存量进行盘点。这也直接导致汤某顺手牵羊的盗窃行为没有被及时发现。
  我们建议,仓库管理员应在做好收发货登记的基础上,定期对仓库的商品进行盘点,与收发货的登记记录相互核对,建立仓库盘点表,从而保证商品账实相符。在此基础上,仓库管理员还可以每月与各销售门店的销售记录进行库存核对,确保库存量与发货记录的数据准确性。

  2.仓库的发货管理并未留下记录
  本案中可以发现,汤某调货的时候,只进行了口头的沟通,并未留下纸质记录。
  我们认为,业务流程进行书面留痕,来真实记录流程中的各项环节发生情况,是内部控制所强调的关键控制措施之一。针对该公司情况,我们建议,以调货形式办理出库时,应凭借调货单取货,调货单上应至少具备商品的型号、规格、数量和价格,并且调货单上必须由相关负责人签字确认。同时,手机的包装上肯定有序列号或条形码,在仓库出入库登记记录以及调货单上,也应标明商品的序列号。由于手机序列号是唯一的,这样一方面便于了解销售和业绩情况,另一方面可以防止员工的“飞单”或盗窃行为。
  在此基础上,公司的各门店店长在每天下班前,应统计门店的销售情况,编制销售台账,如果需要仓库补货,应亲自通知仓库进行发货,仓库在相应的发货单上标明商品的序列号、名称、规格、数量,门店收到货后再进行登记。

  3.仓库管理员审核环节形同虚设
  可以注意到,汤某首次作案时,向仓库管理员索要其账号和密码后,才进入仓库取走手机。因此,我们认为,虽然公司在仓库管理员这道环节上设置了必要的审核措施,任何调货行为都需要管理员账号才能进行,但实际上,管理员却将账号及密码轻易透露给其他无关人员,公司所谓的仓管员审核环节可谓形同虚设。
  这一点也是我们多次强调的,员工应加强风险意识,账号密码不能轻易交给其他人员,关键岗位还应该做到账号密码的定期更新。
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