提高会议效率的十二条措施

我们知道，会议是一种正式的沟通方式，也是最有效的沟通方式之一。然而，会议也是成本最高的一种沟通方式，是所有沟通方式中最利害的“时间杀手”。
在我们身边，这样的会议屡见不鲜：如会议主题不明确、会议拖拉、会议议而不决、会议决而不行等，严重浪费了时间和成本，极大地影响了会议效率。
如何提高会议的效益，让会议所花的时间和成本真正“物有所值”甚至“物超所值”？这是比较多地困扰会议负责人的问题。本文结合作者这几年的工作经验，谈谈提高会议效益的十二条可行措施，期望能对我们广大会议主持人或会议负责人提供一些有价值的参考。
1、作好充分的会前准备
俗话说“台上一分钟，台下十年功”，说明的是工作准备的重要性。
其实会议也是一样，如果会议负责人能在会前花充分的时间进行会议议题和会议内容、材料的准备，则会在很大程度上保证会议的顺利进行。否则可能会由于情况考虑不周、材料准备不够等导致会议拖延或会议无法得到所期望的效果。
2、提前将会议相关材料分发给与会者
为了节省会议时间、提高会议效率，会议负责人或会议主持人应该将会议相关材料提前分发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样，正式会议讨论时，大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从而加快会议的进程，提高会议的效率。
3、会议议题不要安排过多
我们知道，目标太多，就等于没有目标。因为目标太多就无法抓住工作的重点。会议也是如此。每次会议，会议的议题不宜安排过多，一般一到两个议题为宜，尽量不要超过三个议题。如果议题太多，则大家讨论时的注意力很可能会分散（因为每个人所重点关心的议题可能会不同），这样就会影响结论的达成速度，从而影响到会议效率；另外，议题过多，势必导致会议时间拉长，而过长的会议会让与会者感到疲倦，从而也影响到会议效率。
4、会议时间不要安排过长
我们知道，一个成年人能聚精会神投入工作的时长大约是两小时左右。因此，我们举行会议时，会议的时间也不应该安排过长（实际上这也与安排的会议议题多少有关），会议的时长一般需要计划和控制在半小时到两小时之间。会议时间太短不利于大家充分沟通并达成最佳结论，会议时间太长则会让与会者“身心疲惫”从而影响会议效率。
5、会议尽量安排在下班之前召开
我们知道，有些与会者时间观念不是很强或因为个性使然，他们往往不到会议最后很难果断、明白地表达出自己的观点，这种情况极易导致会议的拖延。解决这一问题比较有效的措施是，将会议安排在上午或下午下班前的时段。
如会议的计划时长为一小时，则可以安排在上午11：00举行（假如12：00下班）或下午5：00举行（假如6：00下班）。安排在这样的时段，实际上已经给出了明确的时间期限，大家也就会尽快表达自己的观点和看法，从而有效地提高了会议的效率。
6、不邀请与会议无关的人与会
邀请与会议无关的人参加会议，是一种极大的浪费，也是毫无意义的做法。我们经常看到一些会议，整个会议过程中有些人一言不发，其实这些一言不发的人，大部分是与会议无关的人。因此，作为会议负责人或会议主持人，一定要事先确定好哪些人需要且必须参加会议，一些参加也可不参加也可的人员，尽量不要邀请他们与会。
7、准时召开会议
很明显，会议延迟召开是对时间和成本的浪费，其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的惩罚、时间一到即召开会议。
8、尽量避免讨论与会议议题无关的内容
每次会议都已经计划好了需要讨论的会议议题。会议负责人或会议主持人需要注意控制并限制讨论本次会议没有计划的问题。否则一旦放开，则很难收回，结果不是该讨论的问题没有讨论到就是会议不得不拖延。
解决这一问题的有效办法是，一定控制住不讨论与本次会议无关的议题。如在会议上确实发现了很重要的问题需要开会讨论，则可以先记录下来，另行安排一次会议。
9、约定与会者的发言时长
有些与会者发言时口若悬河滔滔不绝，完全没有时间观念。
解决这一问题的有效办法是：会议正式召开之前就和与会者约定好发言的时长，让大家在发言之前都做到“心中有数”。
10、及时提醒发言者
对于某些“健谈”者来说，仅仅约定好发言时长还远远不够，因为他们谈兴正浓时，根本就将时长约定抛到了“九霄云外”。如果不及时提醒发言者，则他们很可能会占用过量的会议时间，从而影响会议的效率。
解决这一问题的有效办法是：在与会者发言时长过半时提醒一次；到与会者发言时长还剩两到三分钟时再次提醒，以便让发言者利用剩余的时间总结自己的意见、建议和观点。
11、完备记录会议纪要并分发给与会者确认
有些会议开完后，没有任何的会议纪要，实际上这样的会议与没有召开没什么两样，因为没有会议纪要（书面结论）的会议，最终是没有人去关心和执行会议决议的。因此，我们需要完整记录会议纪要（纪要中需要约定决议的责任人、完成时限等），在分发给与会者的同时让相关责任人签字确认。
12、安排专人跟进会议决议的落实情况
有些会议，虽然有会议纪要，但没有跟进会议决定是否被执行的相关办法和措施，这样导致了会议“决而不行”，使会议没有发挥应有的效果。
解决这一问题的有效办法是：安排专人跟进会议决定的落实和执行情况并及时公布，将会议决定的落实和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一。
一个有效和高效的会议，需要会议负责人和与会者共同的努力。从会议前期的准备到会议的召开再到会议决议的落实，我们都需要采取有效的措施来加以保障。