采购预算控制

采购部门中主要有4个领域受到预算控制：原料，维护、修理和运作( MRO)供应，资产预算及采购运作预算。

    (1)原料。原材料预算的主要目的是确定用于生产既定数量的成品或者提供既定水平的服务的原材料的数量和成本。原料预算的时间通常是1年或更短。预算的钱数是基于生产或销售的预期水平及来年原材料的估计价格来确定的，这就意味着实际有可能偏离预算，这使得在很多组织中详细的年度原材料预算不是很切合实际。因此，很多组织采用灵活的预算
（灵活的预算要反映条件的变化，比如产出的增加或减少灵活的预算的优点是能对变化做出快速的反映，应该用灵活的预算进行原料预算，从而反映计划产量和实际产量的变化）来调整实际的生产和实际的价格。
    准备充分的原料预算为组织提供如下作用：
    ①使得采购部门能够设立采购计划以确保原料需要时能够及时得到；
    ②用以确定随时备用的原材料和成品部件的最大价值和最小价值；
    ③建立一个财务部门确定与评估采购支出需求的基础。
    尽管原料预算通常基于估计的价格和计划的时间进度，原料预算还可以做到下面的工作：
    ①为供应商提供产量计划信息和消耗速度计划信息；
    ②为生产和材料补充的速度制定恰当的计划；
    ③削减运输成本；
    ④帮助提前购买。
    另外，原料预算还可以提前通知供应商一个估计的需求数量和进度，从而改进采购谈判。

    (2) MRO供应。维护、修理和运作(MRO)供应包含在运作过程中，但它们并没有成为生产运作中的一部分。MRO项目主要有办公用品、润滑油、机器修理和门卫。MRO项目的数目可能很大，对每一项都做出预算并不可行。MRO预算通常由以往的比例来确定，然后根据库存和一般价格水平中的预期变化来调整。

    (3)资产预算。固定资产的采购通常是支出较大的部分。好的采购活动和谈判能为组织节省很多钱。通过研究可能的来源及与关键供应商建立密切的关系，可以建立既能对需求做出积极响应又能刚好满足所需要花费的预算。固定资产采购的评估不仅要根据初始成本，还要根据包括维护、能源消耗及备用部件成本等的生命周期总成本。由于这些支出的长期性质，通常用净现值算法进行预算和做出决策。

    (4)采购运作预算。采购职能的运作预算包括采购职能业务中发生的所有花费。通常，这项预算根据预期的业务和行政的工作量来制定，这些花费包括工资、空间成本、供热费、电费、电话费、邮政费、办公设施、办公用品、技术花费、差旅与娱乐花费、教育花费及商业出版物的费用。采购职能的业务预算应该反映组织的目标和目的，例如，如果组织的目的是减少间接费用，那么业务预算中的间接费预算就应该反映这一点。