采购员入门九：验货

供应商交货时，验收的主要工作包括：
●点收数量：即凭记数或藉度量衡器具，以查明物品之数量。
●检验品质：即凭触感或藉简单的仪器，以鉴定或测度物品之外表及内容；或凭物理试验及化学分析，以鉴定或测度物品的性质或成分。
因此要做好验收工作，必须彻底执行下列各项：
1，确认供应商：物料来自何处，有无错误或混乱。尤其是向两家以上采购的物品，应分别计算。
2．确定送到日期与验收日期：前者用以确定厂商是否如期交货，以作为延迟罚款之依据。后者用以督促验收时效，避免藉故推拖，并作为将来付款期限之依据。
3．确定物料的名称与品质，是否与合约或订单之要求相符，以免偷工减料、鱼目混珠，必要时可以检验方法来确定。
4．清点数量：实际交货数量是否与运送凭单或订单所载相符，如数量太多时，可采用抽查方式来清点。特别要注意有固定包装者，是否数量一致，例如一打的包装者是否确实有十二个；一吨包装者是否确实有1000公斤，不要只顾计算“打”或“吨”，疏忽每打的个数及每吨的斤两。
5．通过验收结果：使用部门以安排生产进度，采购部据以结案，会计部门据以登账付款或扣款、罚款。
6．处理短损：根据验收结果若发生短损，应立即向供应商要求赔偿，向运输单位索赔，或是办理内部报损手续等。
7．退还不合格物品：表示拒收，或等修补后再行验收，通常供应商对不合格的物品都延迟处置，仓储人员应配合采购部门催促供应商前来收回，否则逾越时限，即不负保管责任，或径行抛弃。
8．处理包装材料：准备加以利用或积存至一定数量后对外出售。对于无法再用或出售者，最好能由供应商收回。
9．标识：对已验收存储之物品须加以标识，以便查明验收经过及时间，并易于与未验收之同类物品有所区别。