如何创建有效的集团化行政体系

现代企业向集团化发展是企业方向之一。但在发展过程中，企业对于行政后勤部门的机构设置、职能划分却缺乏明确性。本文旨在与广大同行探讨企业行政部门的职能、机构设置、工作流程，以期对企业行政工作有所裨益。
     一、集团化企业的行政职能
     一般来说，企业设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务（制造、销售、研发等）外的事务性工作剥离开来，使得企业的管理者能够集中精力和时间做主营业务，保持业务的迅猛增长并提高市场竞争力。随着企业的逐步发展壮大，又从行政中分离出市场、人力资源、客户服务、售后服务等等专门机构。
     不断派生的专门机构因为其职能的单一性而显得重要，在企业中的作用更加明显，相形之下，作为“母体”的行政工作就日益显得没落，分出去的全部是相对重要的工作，留下来的纯粹是事务性工作。因此对许多企业来说，行政工作似乎越来越没有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是东修西补、保洁保安、收发个传真和信件，工作虽不可或缺但也无关大局。
     这是对企业行政工作的偏见，真正意义上的企业行政全然不是这个样子。专门的行政管理部门，诸如办公室、总经理办公室、行政人事部、行政部等等虽担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，但只是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。
     我们知道，企业需要具备四大功能：研发、市场、销售，服务。企业要实现这四个功能必须具备几个保障：人、财、物、信息。这些保障主要来自三个部门：人力资源部门、财务部门、行政部门，三个部门各有一套复杂的运行规律，但相对而言人力资源和财务还是属于比较专一的部门，职责面较小，行政部门应该是三者里最大最复杂的部门，其职能也是最多的。可以说，行政部门在行政管理体系担负着企业的管理工作。企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的"业务"。行政管理体系推动和保证着企业的研发、市场、资金（财务）、经营（销售）、发展几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。
     对集团企业的行政管理体系而言，其本身就是一个具体而微的小企业。行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面的业务。行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度涉及到整个集团的全部运作过程；行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的敏感是因为它涉及到每个成员的切身利益。
     行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。
     概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。行政管理的实质就是服务。
     首先，行政部门不是停留在满足于有效处理日常事务的层次，还应该在公司的经营理念、管理策略、企业文化等重大问题层次上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的"高参和臂膀"。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。只有有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人才能把行政工作做得更好，做得上档次。
     再次，行政管理者不是简单地以传达命令、完成领导交办的任务。行政部门在上与下、左与右、里与外的沟通，并在充分沟通的基础上做好协调上实现行政“协调”的职能。
     最后，行政部门应以服务为本，甘当幕后英雄的角色。行政以服务于企业为最终目，行政部门的工作永远不会成为企业关注的"中心"。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。
     行政管理的理想境界应该是"润物细无声"，它象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来，其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内。