ERP中物料分类控制重要性解析

在ERP项目中，三分软件、七分实施、十二分基础数据。可见基础数据对于ERP项目的重要性。而基础数据中重中之重的又非物料基础数据莫属。在实际工作中，对基础数据整理时往往需要根据物料的性质对其进行分类。在系统中体现的就是物料类型这个字段。这里需要注意的是，物料类型这字段不仅仅只是一个产品分类的描述信息而已，其后台还会涉及到很多的控制。在这篇文章中，笔者就以SAP ERP系统的物料类型为例，跟大家讨论一下物料分类控制的重要性。

　　一、 物料类型可以控制资料的维护部门
　　在传统的物料分类，可以分为成品、原材料和半成品。而不同的物料类型，其往往对应的维护部门是不同的。如成品可能只需要销售、生产、仓库、财务等部门维护即可，采购部门不需要维护这方面的信息。各个部门维护不同的信息。而作为半成品，则只需要有生产部门与财务部门来进行维护。可见不同的物料，其需要维护的部门是不同的。

　　在ERP系统中，就可以通过物料类型来实现一定的权限控制。如采购部门无法维护成品的相关信息，甚至连相关的信息都看不到，要实现这方面的需求的话，要预先在后台进行相关的配置。

　　另外需要注意的是，在实际工作中，还可能存在这种情况。对于物料信息这一块资料，企业可能有统一的人员维护。即本来要各个部门维护的信息，都会集中到某个用户那边。有这个用户统一在系统中更新。这可以提高基础数据的准确性与规范性。如果要实现这一点，那么就可以通过物料类型的控制，将相关视图更改与创建的权限集中在某个用户身上。其他用户只能够查询信息，而无法更改信息。

　　二、 控制价格与数据是否同时更新
　　当某个物料发生交易时，如入库交易，那么系统中一般会产生两个文档：物料文档和会计文档。物料文档会更新库存数量，而会计文档会更新库存金额。一般情况下，在更新库存数量的同时，会更新库存金额。如企业入库某个原材料，数量为100，单价为10元。此时单据审核后，库存数量就会增加100，而这个原材料的库存金额就会增加1000。

　　但是，在实际工作中，往往会有数量与价格不同时更新的情况。如企业存在客供品的情况。即企业的某个原材料是有客户提供的。在这种情况下，企业主要关注客供品的数量，而不关注客供品的价值。因为这个客供品不属于企业，企业当然也不能够将其算入到库存金额中去。当客供品入库时，只能够更新数量，而不能够更新金额。在这种情况下，也需要通过物料类型来控制。如笔者为让企业设置一个客供品的物料类型，然后将这个类型设置为只更新数量、不更新价格的机制。以实现这目的。

　　另外需要注意的是，在实际工作中，为了加强客供品的管理，往往还需要为其专门设置一个“客供品”的仓库。无论这个仓库在实际仓库管理中是否存在，在系统中都需要这么设置。然后在仓库级别中，也可以设置这个仓库不纳入MRP计算。

　　最后需要提醒的是，有些材料虽然也是客户提供的，但是本质上并不属于客供品。如是客户卖给企业，然后企业再利用这些原材料生产产品，再卖给客户。也就是说，客户提供的原材料是有偿的，而不是无偿的。遇到这种情况时，往往需要将这个客户即当作客户又当作供应商来处理。做正常的销售与采购业务。然后在财务结帐时，让系统作一个自动冲销的处理。

　　三、 是否允许采购或者自制?
　　通常情况下，作为生产企业来说，成品一般都是自制的，而原材料一般都是外购的。不过也有例外的情况。如某些产品，可能由于企业技术或者产能的限制，无法自己生产，而是自己外购，然后再发给客户。此时就可以对产品再进行细分。如A类产品必须有企业自己生产(可能为了配方等的安全)。B类产品在企业产能不足时可以外购(如委外生产)。而C类产品则是完全外购(如企业没有这方面的设备)等等。

　　在系统中往往也需要做这方面的控制。如将企业具有自主知识产权的产品由于人为的疏忽外包给其他厂商进行生产，那么就可能给企业导致不比要的损失。在系统中要能够控制，将这种产品外包时，系统会提醒或者根本不允许发生这种交易。

　　要实现这个控制，就可以通过物料类型来实现。首先企业应该根据实际的情况，对产品进行合适的分类。如可以将成品分为成品-外购、成品-自制、成品-一般三类。其中第一类的话，必须外购;第二类则必须企业自己生产;第三类的话企业可以根据实际情况选择自制还是外购。然后根据不同的物料类型，在系统后台进行相关的配置，以实现对应的控制要求。

　　四、 自动过账到哪个科目
　　上面谈到过，在入库时会自动产生一个会计文档。如借原材料、贷应付帐款等等。现在需要解决的问题是，某类产品该过账到哪个总帐科目?通常情况下，成品入库时会过账到产成品科目。而原材料入库时，又会根据实际情况，分别过账到原材料或者辅助材料等科目。在入库交易发生时，这些会计文档都是系统自动生成的。为了减少工作量，不需要用户手工指定入账的科目。但是系统又要知道到底入的是哪一个科目。此时就需要用户事先进行确认才行。

　　在物料类型定义时，可以设置某种物料在过账时所对应的科目。如辅助材料过账到辅助材料科目。然后在辅助材料入库时，系统会截取这方面的信息。然后在自动过账时，就会对应到准确的科目中去。为此在物料类型分类时，不仅仅要考虑到物料的性质，而且还需要考虑到财务核算的需求。在实际项目工作中，讨论物料类型时，笔者一般都会要求财务人员当场。需要向他们确认，在同一个物料类型中的产品，是否会过账到不同的科目。如果存在这种情况的话，那么这个分类就不是很合理。

　　五、 物料的编码范围控制
　　物料除了名字之外，必须要给与一个物料编码。这个物料编码可以是外部给号，而可以让系统自己编码。如果让系统自己编码的话，往往需要体现产品的分类。如成品以1开头，原材料以2开头等等。很显然，这个物料的编码原则是与物料类型紧密关联的。在实际工作中，也是通过物料类型来实现对物料编码的控制。在ERP系统中，可以根据物料类型来设置物料的编码是手工编码还是系统编码。如果是系统编码的是，不同的物料类型对应的号码段分别是多少。虽然系统允许不同的物料类型共享同一个号码段，但是从管理的角度来看，并不赞成这么做。还是一个物料类型对应一个号码段为宜。

　　从以上的分析中可以看出，物料类型的分类关系到后台很多方面的控制。如果物料类型一旦分错了，则后续的调整将会遇到比较大的挑战。万一物料类型分错了，该如何处理呢?在后续笔者将会对这个话题展开进行说明。