如何有效规避免HR各工作流程中的法律风险

我们都知道，当出现劳动纠纷并进行到法律诉讼阶段时，法庭或诉讼庭是要用证据说话的，到了那个时候，不能仅仅用道德来约束双方的行为了。例如：当一个员工3天没有上班，公司主张说我们已经通知该员工过来上班了，可是员工没有过来，所以依据公司规定，我们与其解除了劳动合同。可是员工只要一口否认你通知过他，那么如果你没有相关的证据，你就必败无疑。其实，像这样的日常感觉没有什么，或感觉不是什么大问题的小细节，在法律上则是事关成败的重点。那么，我们在日常工作中该如何去规避这些法律风险呢？
一、我们从一个新员工入职开始，就要准备所有有关信息。例如，大部分公司在新员工入职时，都会让员工填写一张记录员工基本信息的表格，而在设计表格的时候，很多HR会认为，填写内容只要具备其基本个人信息，比如姓名、年龄、学历、婚否、籍贯、身份证等即可，有些具备法律风险意识的企业为了避免学历等信息造假，会在表格上注明以上信息真实有效，如有虚构、虚假信息等本人愿意承担法律责任并签名。首先要说的是，以上这句话是非常重要的，因为这是员工本人对表格内所有信息的书面确认，如有必要，能按上手印是最好的。但是，此份表格中，我还是建议大家别怕麻烦，多增加一些信息，例如，家庭住址、现住址、确保能收到邮件的邮政地址、邮政编码、个人电子邮箱、紧急联络人、父母夫妻等近亲联系方式、邮政地址等。
这样，当我们需要给员工发出书面文件的时候，我们就有了员工本人亲自确认的联络方式，即使我们发出的书面资料无法送达，这也会成为非公司过错的一个重要证据。而我们同时在公司制度里一定要注明：员工以上信息以及所提交的所有包括工资银行卡、身份证复印件、户口簿复印件等在内的个人资料如有任何变动必须以书面的形式立刻通知公司，并制作员工信息变更确认表。另外，强调一点，如需通过邮政发送书面文件的时候，最好选择特快专递，不要为了这一点点成本而选择所谓的挂号信等其他方式，因为特快专递有几个好处，1、是特快专递是直接送达到收件人的邮政方式；2、特快专递封皮上我们可以明确写明我们送达的内容，避免员工否认不知道寄送的是什么，以为是广告而拒收的理由；3、特快专递可进行邮寄过程追踪；4、特快特快专递有回执单可以作为直接证据使用。
二、对于所有与员工有关的工作流程节点，HR都必须制作相应的表格并由员工书面进行确认，如无法做到亲自确认也需要想办法保留最有利的证据。例如，对于员工的入、转、升、离、薪资变动、假期申请、外出、离岗、绩效考核结果等等都需要表格和员工亲笔签名的确认，严禁代签等现象。而对于一些特殊情况，例如，当需要解聘一个员工的时候，我们应事先选择一个具备摄像、录音条件的场所，一旦员工拒绝在解聘通知上进行签字，录像录音也可以作为直接通知到本人的一个很好证据。
三、对于公司规章制度的确认。这是很多HR会忽略的一个地方。我们知道根据高院《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条的规定，可以作为人民法院审理依据的规章制度必须同时具备以下三个条件（一）、通过民主程序制度（二）、内容合法（三）、已向劳动者公示。如果员工在法庭上据此提出公司的规章制度没有经过民主程序、没有向员工公示，那么很可能造成公司所依据的企业规章制度全部违法进而做出的任何决定都违法的尴尬情况。所以，对于所有涉及员工的规章制度，公司首先应向员工提前说明并发放意见收集表格，收集员工是否同意的意见（注意，不是对条款的意见而是对整个制度是否同意，是或者否），并要求员工同意，如果超过三分之二员工签名同意，该制度即可算做经过民主程序，但要关注一点，如企业有公会，也要同时征询公会意见。而后，在制度正式实施时，应在公司显著位置予以悬挂，并拍照留存，同时，给所有员工发放制度书面文本，并发放确认书要求员工签字（同时写上自己的名字和身份证号码）认可，认可内容为本人已经完全了解制度内容，并将严格遵守。另外强调一点，在企业规章制度里面，一定要写明什么样的行为将导致什么样的处罚后果，否则，不明了的规章制度是很难站得住脚的。
四、对于员工日常工作中的所有违纪行为均需要有书面资料并由员工签字。这样做是为了一旦需要，这就是员工不胜任工作的证据之一。同时，对于员工所提交的例如医院证明等，如有必要（例如该医院一向证明管理松散，或者听说该员工没有生病，或病假期间在外游玩）可以对证明进行核对，并要求医院对于作假医疗证明予以确认。
五、建立重要工作预警机制。例如合同到期提醒、身份证到期换证提醒等，避免因证件合同等到期而造成风险。
六、HR应与当地法院、仲裁、劳动监察、社保等部门建立良好关系，平时多去了解一些政策变化情况，或者了解当地法院或仲裁庭对于一些案例的审判方式和习惯。有案子时也可以提前了解并提前准备。
七、养成良好的证据意识。不要轻信任何员工口头承诺和保证，也不要怕麻烦，一切要严格按照法律法规执行。例如，员工因公受伤，可能是很小的伤，员工当时说没事，这个不用公司承担工伤责任，自己解决即可。但是如果日后员工矢口否认要求享受工伤待遇，你就麻烦了。所以，工伤再小也要报。再例如：员工因个人原因无法在入职后立刻将自己的社保转入企业，此时，HR应要求员工以书面的形式予以确认因其本人原因无法为其按时交纳社保，并保证在什么时候将社保转入公司，如逾期愿意自行离职等等。
总之，HR要保证自己对相关法律法规清晰准确的了解基础上，不断完善公司的制度漏洞，并养成良好法律意识和习惯，这才能做到有备无患。
以上是自己在工作中的一点总结，可能还有遗漏和不足的地方，希望与大家探讨、完善。
来源中人网