5S管理之办公室应用

办公室5S管理应用   
           5S管理起源于日本，通过规范现场、现物，营造一目了然的工作环境，培养员工良好的工作习惯，其最终目的是提升人的品质，养成良好的工作习惯。5S管理是生产管理的重要内容之一，是提高企业生产管理效率的有效手段，本文旨在探讨5S管理在办公室管理的应用以及对于提高企业管理效率的重要作用。
        　　在办公室，你能在30秒内找到想要的任何物品吗？其他人在你的办公区域，能在30秒内找到他们需要的物品吗？办公室的5S管理，其目标就是去除所有多余的物品，设立举手可得的摆放模式，创建可视化且能高效办公的工作环境，全面提升办公室服务品质。接下来本文将会向你展现办公室5S管理的相关方法，对于提高办公室的服务质量具有较现实的借鉴意义。
        　　企业内员工的理想之一，莫过于有良好的工作环境，和谐融洽的管理气氛。5S管理籍造就安全、舒适、明亮的工作环境，提升员工真、善、美的品质，从而塑造企业良好的形象，实现共同的梦想。办公室是一个为本单位领导工作直接服务，承上启下，协调左右的综合办事机构，是上情下达，下情上达的枢纽，它代表着本企业的形象，具有举足轻重的地位。办公室的特性和“门面”、“窗口”地位，充分说明了其工作的重要性。办公室管理的成败也影响着公司和企业经营的成败。那么，我们应怎样在办公室应用5S管理？5S是通过“整理”、“整顿”、“清扫”、“清洁”、“素养”从而达到优化工作环境提高工作效率的管理手段。在办公室的应用也可以从这五个方面来加以阐述。
        　　整理，就是把工作场所内的物品分为需要的和不需要的，把需要的和不需要的物品明确分开，并处理掉不需要的物品。在办公室有电脑、电话、各类文件资料、各种办公用品，还有个人用品等，如果整理不当，再宽敞的办公环境也会变得狭小；文件柜、办公用品柜杂乱无章，会因杂物占据空间而失去原有的使用价值；寻找资料、物品不方便，浪费时间；摆放无规范，盘点困难，容易导致成本核算失误。在办公室运用“整理”，首先要全面检查办公区域，包括桌面、抽屉、柜架等区域，不管是看的见的地方还是看不见的地方，根据“需要”或者“不需要”标准，将所有文件资料、办公用品、公私物品，统统整理一边；把不需要的及时清理掉，把需要的按照使用的频繁程度分类放置，方便拿取！例如丰田公司在推行5S管理时，原则上只保留每类一样东西，其他的一律清除，或处理掉，或规范收存。在办公室施行整理，就能清除一些废物杂物，大大释放了办公室的空间的同时又增强了办公室物品的有序性，能提高办公室的办事效率，进而提高企业效率。
        　　整顿是在整理之后，按照使用频率，将留下的必需物品分门别类，规范放置，规范保管。整顿的目的是使工作场所一目了然，减少或消除找寻的时间，创造整齐、整洁的环境。在办公室的应用上就要将各类物品细化放置，哪些该放近些，哪些可以放远些，哪些是经常需要的，总之要保证在最快的速度之内取得所需之物，通过最简单的流程完成工作。有些文件是需要马上转发处理的，那我们就应该放在醒目的地方及时处理；为了拿取准确方便，可以通过标识记号给文件夹分类，然后按拿取的频率摆放，这样，所有物品的存放一目了然。另外也要根据个人工作的特点和性质，合理的放置所需之物。例如，办公桌上的电话，有人习惯右手接听，有人觉得左手接听方便，那么电话的放置肯定依照个人习惯摆放。让员工本人决定所需物品的摆放，合理利用空间的同时，节约时间。整顿是提高效率的基础，办公室施行整顿之后就能减少阻碍，提高运行效率。
        　　清扫就是把工作场所清扫干净，保证工作场所干净、整洁的环境。清扫使质量保持稳定。流水不腐，户枢不蠹。及时打扫，消除污垢，才能保持工作场所干净、亮堂。办公室每天都有专职的卫生清洁人员负责打扫，但这对于维护清洁还是不够的，个人的办公区域还是需要自己亲自整理打扫的。个人可以利用上班前十分钟，清理干净自己的办公区域，然后整理需要的文件资料、办公用品。在办公室应用“清扫”要做到人人参与，责任到人，杜绝污染源，建立清扫准则。
        　　清洁就是维持上面的3S状态，并将这些过程制度化、规范化，严格执行，定期检查。清洁能使场所、设备等保持清洁，使异常现象显在化（易于发现），并做到异常时的对策办法可视化，创造舒适的工作条件。清洁要成为惯例和制度，是标准化的基础；使企业文化开始形成。清洁不仅是表面化的面貌整洁，办公区域的清洁；清洁更是一种精神面貌，待人礼貌，同事间相互尊重，共建和谐文明的工作环境。在办公室应用中，就要明确责任，对所有的区域和设备要有明确的责任者，这样才能追究责任，提高施行的积极性，这样才能做到长期保洁，达到清洁的要求。
        　　素养是5S最核心、最关键的。它使每位员工都养成良好的生活和工作习惯，自觉遵守规章制度，工作积极主动。营造团队精神。强化人与人（内外）之间相互信赖的关系。提高客户及员工满意度。在办公室施行“素养”，就要强化对员工的教育，创造良好的工作环境和工作氛围，加强员工之间的沟通，对员工的努力给予恰当的评价。没有人员素质的提高，任何工作都无法顺利有效开展。通过5S的素养管理，培养员工良好的职业习惯，全面提高员工文明礼貌水准，按照规章制度做事，才能达到造就具有良好的工作习惯的员工和员工队伍的目的。
        　　在办公室推行5S要由形式化到行事化，最后到习惯化。刚开始进行5S工作，整理、整顿、清扫工作的做法都是一些形式化的东西，这是5S的初级阶段。将整理、整顿、清扫、清洁工作长期坚持下去，就能改变员工的工作态度，使要求成为日常工作的自觉行为，最终达到了习惯化的阶段。这也是5S管理强大的效应之处。“5S”活动的效果十分明显，它不仅创造了一个清洁、舒适、安全的工作环境，消除了工作场所中存在的各种浪费，而且大大减少了机械故障、延误生产的问题。因此“5S”活动是企业现场提高工作效率，降低作业成本，保证质量和交货期的重要手段，是企业适应市场竞争的必不可少的工具。