公司仓库财务问题,对所出现问题原因的分析,解决问题所要采取的措施分享

我总结了问题，对出现问题的原因进行了分析，并提出了解决问题的办法，希望老师们给予指导，谢谢！ 一、           出现的问题： 在进行财务核算时，发现备件库问题很多，通过与仓库相关人员的交流，将存在的问题进行了归集整理，试图找到导致问题发生的深层次原因，规范备件库的财务核算体系，加快备件库周转率、提高资金利用效率，降低备件库的资金占用。下面就是经过整理的问题： [table]
存在问题	具体表现	对财务及业务影响
手续缺失、不完备	1、   货品名称不规范，导致财务入账错误、入账难或账实不符； 2、   车间领用各类网是否承包无相关部门认定，造成财务无法核算； 3、   加工件，同名同型号但不同价，因入库单或领料单无相关说明，造成财务无法准确下账； 4、   电器类因型号较多，领料单稍有错误便会导致财务入账错误； 5、   某些货品是否进口（单价高）未在出入库单上标明，财务无法准确下账； 6、   原领用货品不适用需调换时，未变更原领料手续，造成财务核算不准确且出现账实不符现象； 7、   十万吨和瓦线的毛布使用情况不分，无法记账；	1、 财务入账困难； 2、 财务核算数据不真实； 3、 财务账实严重不符； 4、 账实无法核对；
办理入库、领料手续不及时	1、   入库不及时，造成车间已领用货品中有部分因无手续未办理入库，财务账面显示结存为负数或账实核对不符； 2、   欠条现象，车间、仓库互打欠条，且欠条清理不及时，造成财务入账不及时、账实不符； 3、   车间领用辊子，因无手续，财务未入账，造成财务核算不准确、账实不符；	1、 财务入账数据不准确； 2、 财务核算数据不真实； 3、 造成账实不符；
工作不衔接	1、   供应商所开具发票使用的单位与公司核算采用的单位不一致，造成财务入账困难； 2、   零星入库，以后换取一次入库手续（发票），前后金额不符； 3、   某些价值相对较大的货品，如果市场价格下降较大，车间往往会对核算的货品单价提出异议； 4、   供应部采购回来的备件，领料单已开，东西也领走，供应不入库，也不知是供应商赠送的还是忘了入库； 5、   账面上承包的成型网（08年入的账），车间已领用，至今未出票，在账上待着； 6、   像设备上有许多配件，存放已有两年之久，车间一直领用，但供应一直不入库，追问时，供应不知，说人家要钱时再说；	1、 财务入账数据不准确； 2、 财务核算数据不真实； 3、 财务核算无所是从。

二、           对所出现问题原因的分析
备件库财务核算出现上述问题的原因是多方面的，有财务核算本身的，如出现问题时财务跟进不及时、财务核算没有很好的与供应入库、仓库保管、车间领料结合；也有整个备件管理流程不规范引起的，如入库环节货品名称及规格型号的杂乱无章、保管环节备件标示不明确、分类不科学、货品与财务记账没有保证一一对应，车间领料手续较随便等；还有制度与执行力层面的，没有有效可行的制度可依据、没有很强的执行力作保障、没有严格的监督体系做后盾；此外还有技术层面的，至今仍然采用手工记账、财务核算没有精细化、及时化。
1、          制度缺失、执行力低下
制度是规范管理的依据、执行力是规范管理的保证，缺少了制度及执行力，我们的工作将无据可依、出现的问题不能得到及时解决，有制度但无可行性与可操作性（细则），最终将导致制度被束之高阁。而缺乏有效的监督、激励机制，将导致执行力低下，当问题集中暴露时公司及个人都会为此遭受损失。
上述财务核算中出现的问题均与本项原因有关，例如“手续缺失、不完备”中的货品名称不规范、加工件无详细信息、领用货品的调换；“办理入库、领料手续不及时”中的已领用货品无入库手续、车间仓库互打欠条现象；“工作不衔接”中的发票单位与公司核算单位不一致等等。上述一系列问题都可以通过制度的细化（或者说标准化、流程化）来解决。
制度的缺失不仅仅是操作层面的，还有监督与激励层面的，好的制度也要有有效的监督来保障，缺乏有效的监督，制度会沦为一纸空谈。所谓的监督可以是后续环节对前道环节的复核，如财务记账需要仓库手续的传递，仓库负有保证被传递手续的完整性、准确性、及时性的义务，而财务负有对手续的完整性、准确性、及时性进行监督的权利；车间负有规范填写领料单据的义务、仓库保管有监督领料单据是否合规的权力。还有就是公司相关部门的监督，如公司设立的考核小组，可以对整个备件流转的程序进行监督，以确保流转手续的完整、手续所传递的信息及时等等。
有监督就要有考核，有考核就要有奖惩，只奖不惩或只惩不奖都不是好的激励机制，只奖不惩会导致大锅饭、平均主义，而只惩不奖又会造成员工情绪出现抵触、工作效率与工作态度出现下降。因此，好的、有效地激励机制应该是奖罚并用，所依据的标准要具备可行性，考核要公开、公平、公正、透明，并且及时兑现考核结果。
2、          权责不清晰、信息传递效率低下
财务核算中还发现权责不清的现象，如公司对各类网采用的是厂家承包的方式核算，然而公司购进的网中，那些是承包的、那些不是承包的，供应、仓库、车间莫衷一是，供应没有给仓库提供是否承包的依据、仓库没有对承包与非承包的网进行分别摆放、车间没有及时反馈厂家承包网的产量，以上导致财务无法核算、无法及时核算、无法准确核算相关的成本。
仓库保管没有登记数量账，财务派驻仓库的人员兼记数量与金额账，如此分工导致仓库保管不能有效的对所保管实物的数量进行控制，而财务人员由于不熟悉仓库实物而无法准确下账。在手工作业条件下，仓库保管人员应该记录所保管实物的收发存数量，而财务人员负责计算入库及领用物资成本。仓库保管对所经管实物负责，而财务对金额负责，如此则可避免账实不符现象，增强仓库保管的责任心。如果采用ERP软件及条码管理，可对仓库备件进行精细化管理，简化盘点程序，降低存货管理成本，提高账实相符率，提高核算准确、及时性。
信息传递效率低下是手续缺失、不完备、不及时的原因。信息传递效率反映在传递时间和信息完整性上，入库手续不及时办理、紧急领料后没有及时办理领料手续、入库单上货品信息填写不完整、领料单货品名称及规格型号填写不完整、进口与国产备件未注明等等。这些问题在部门单独来看都不是大问题，甚至不算问题，然而，不合格的半成品是产生次品的根本原因，财务没有精力也不可能一一核对出现的问题，一是核对成本过高、二是人员不足、三是超越了财务本身的职责权限，而这些不起眼的小问题最终会导致财务核算的不准确、财务信息的失真。
3、          实物入库、保管、领用与财务核算脱节
这也是造成上述财务核算问题的原因，实物的入库、领用是通过入库、领料手续反映到财务上的，入库与领用规范后，就能够提高结存数量、结转领用成本的准确性。
入库环节：第一、相关票据要及时回收，杜绝已入库（甚至已经被领用）而相关票据迟迟不能传递到财务的现象；第二、入库单内容的填写要规范，例如货品名称、规格型号、单位、金额等信息要填写清楚，对影响财务核算的重要信息要进行备注，例如是否进口（进口件与国产件随型号相同，但价值相差过大，有必要对进口件进行精细化管理）、是否承包等；第三、调整核算单位，例如毛布，厂家开具发票单位是公斤，而公司领用时单位是“床”，这就要求入库单要转换核算单位，还有某些油类，入库时以桶为单位，相同的油有大小桶之别，因此要求入库时把核算单位转换为公斤。
保管环节：第一、要分货架、分类摆放并进行明确标示，如此可方便取料、盘点，提高工作效率，降低保管、盘点成本；第二、按新旧、是否可用等划分区域进行管理，杜绝不可用备件被重新领用而造成生产事故；第三、建立废旧备件、长期积压备件定期上报制度，便于管理层了解库存信息、库存质量、及时对废旧及长期积压备件进行处理，加快备件周转速度，降低备件占压资金，提高资金利用率。
领用环节：第一、领料单填写规范，例如货品名称、规格型号等，便于仓库保管取料及财务核算；第二、及时补办紧急领料手续；第三、完善备件调换手续，杜绝调换备件不办理变更手续的不合理现象；第四、建议将ERP在合适的时候延伸至车间（部门），车间（部门）可以随时查询所需备件的库存情况，减少为防止备件库存不足造成停机而盲目编报购买计划的现象，降低资金占用情况；
通过以上环节的规范，财务核算的准确性将大大提高、年度盘点将变得简单，公司对备件的控制也将更加完善与及时。
4、          财务核算技术落后
财务核算手段落后，至今仍采用手工方式记账，采用手工方式记账的弊端是显而易见的，第一、记账错误、计算错误；第二、不利于细化管理；第三、成本核算只能采用全月一次加权平均或个别备件采用个别计价法，成本核算不够精确；第四、汇总分析困难，比如分析备件库存时间、指定单价查询备件等等。如果采用计算机技术辅助记账，则可完全解决以上问题，并且可以通过条码实现所有备件的独立管理，提高工作效率、工作效果。
三、           上述问题所引发的其他后果
上述仓库财务核算上出现的问题暴露出仓库管理的薄弱，从而引发其他更严重的问题：
1、存货周转速度低，仓库内部随处可见落满灰尘的备品备件，盘点过程中还发现许多备件长时间无领用，或者还有足够库存但又购入的现象；
2、资金占压情况严重，截至 8年12月末，账面库存金额 万元，其中库存时间3个月未领用的 万元、库存时间6个月未领用的 万元，其中不乏一些单位价值 0元以上甚至上万的备件和设备。按现行短期6个月贷款利率4.86%计算，保守估计积压6个月损失利息 86元，积压3个月损失利息 38元；
3、对实物的管理无重点，未采用ABC管理法，对于数量少、价值大、重要性高的A类、B类物资未重点管理，没有设定库存上下限；
4、仓库空间利用率及取料效率低，仓库备件摆放虽较整齐，但未进行系统分类，标示不很清晰。
四、           解决问题所要采取的措施
1、       制定仓库管理细则，规范业务处理流程，理顺实物、单据的传递途径。通过管理细则的制定，明确相关部门及员工的工作职责及工作程序、以及如何正确填写单据；通过流程图的制定，让实物流转、单据传递一目了然；通过制定特殊业务处理办法，让员工知道正确的业务处理方法、财务核算也更加严谨。彻底摆脱仓库工作需言传身教的不利局面；
2、       结合条码、ABC管理法完善货位管理系统。科学得对备件进行分类，利用条码建立账实的一一对应关系；通过ERP的实施，可以精确地以个别计价法对备件进行核算；通过ABC分类，找出我们需要重点关注的数量少、价值大、对生产有较大影响的备品备件，从而提高资金使用效率和存货周转率；
3、       建立可行、有效的监督激励体系，提高员工工作积极性。员工思想有包袱会导致工作态度消极，工作态度的消极引起工作质量的下降，工作质量的下降可造成备件库沉淀资金的增加，从而最终影响公司现金流。提高员工工作积极性不能仅仅挥舞鞭子和大棒，更要使其获得经济、精神等方面的满足，预取之，必先予之，不但适用于客户，也适用于员工。
4、       领导重视、部门配合、员工努力是做好工作的法宝。仓库工作不是一个部门努力就可以做好的，他需要领导的重视，经常关注备件库工作情况，也需要部门间的配合，仓库中的问题通过财务核算反映出来，但其问题的解决不是财务、仓库所能解决的，需要供应、车间（部门）的配合。
截至 8年12月底，备件库库存账面价值达 万元，占公司存货总价值的35%，它关系到公司财务核算、资金占用、资金使用效率、车间安全生产等诸多方面，在行业毛利普遍偏低且趋同的情况下，严格的管理、高效的资金运用是企业赖以生存的保证，因此，我们有必要关注并提高仓库的管理、核算水平。